Учет финансов

Материал из Mid Office Manager Help
Перейти к: навигация, поиск


Содержание


Требования

Для прочтения данной статьи ознакомление с другими документами не требуется

Введение

В Mid Office Manager имеется возможность отслеживать состояние текущих средств организаций. Как известно в бухгалтерии средства различаются по своему экономическому содержанию и по хозяйственным процессам, в которых они участвуют. Для того, чтобы сгруппировать однотипные средства используются счета. Каждый счет имеет две стороны: дебет и кредит. В активных счетах увеличение по счету записывается по дебету, уменьшение - по кредиту. В пассивных счетах наоборот, увеличение записывается по кредиту, уменьшение - по дебету. Итог всех операций, отраженных по дебету счета, называется дебетовым оборотом, а итог всех операций, отраженных по кредиту - кредитовым оборотом. Результат соизмерения дебетовых и кредитовых оборотов определяется как баланс (сальдо) по счету. Операции фиксируются в виде транзакций (простых проводок). Каждая транзакция представляет собой запись об изменении двух счетов и содержит информацию о дебетуемом счете и кредитуемом счете, а также сумму и дату операции.

Счета

В силу того, что Mid Office Manager не является полноценной бухгалтерской системой, он предлагает к использованию лишь ограниченный набор счетов. Самостоятельно добавлять новые счета нельзя. Не смотря на это, предоставляемого набора счетов достаточно для получения общего представления о наличии и движении средств и их источников. Mid Office Manager также не подразделяет счета на синтетические (счета первого порядка) и аналитические (субсчета), как это делается в бухгалтерских системах. Если говорить категориями данных систем, все счета в Mid Office Manager являются аналитическими, т.е. эти счета подразумевают детальную информацию о движении средств, в отличие от синтетических счетов, которые содержат обобщенные данные о текущем состоянии средств на своих подчиненных счетах.

Примерами счетов в Mid Office Manager могут служить счета Поставщик, Банк или Касса. На счете Поставщик отражается состояние средств в рамках товарно-денежных взаимоотношений с поставщиками организации. Счет Банк и Касса дает ответ о текущем состоянии средств на счетах в банке и в кассе соответственно (полный список счетов см. в Приложении 1 Типы счетов).

В Mid Office Manager учет средств ведется для каждой из организаций в отдельности. Это означает, что у каждой организации будет свой индивидуальный набор счетов. При этом, если в рамках одной организации будут формироваться транзакции в разных валютах, то для каждой из валют будут также созданы собственные счета. Например, могут быть созданы счета Поставщик - RUB, Поставщик - USD, Поставщик - EUR и пр.

Для просмотра состояния счетов в Mid Office Manager добавлен инструмент Редактор балансов. Для перехода в редактор предназначен пункт меню Редактор балансов основного меню:

Settings.png

По нажатию на этот пункт меню отобразится редактор в отдельной вкладке. Для просмотра данных по счетам, нужно сперва в верхней части панели указать для какой организации нужно отобразить данные. При этом в выпадающем списке справа станет доступным выбор счетов указанной организации:

BalanceEditor.png

На панели редактора балансов доступна информация о текущем состоянии счета (балансе), а также значения дебетового и кредитового оборотов. Также имеется возможность ограничить отображение балансов указав диапазон дат. В случае, если даты указаны, то, наряду со значением текущего баланса, будут показаны балансы по состоянию на выбранные даты. Значения оборотов при этом будут отражать величины также за указанный период.

В нижней части панели расположена таблица транзакций, отвечающих за операции в рамках этого счета. При этом, если даты были выбраны, таблица будет содержать лишь транзакции попадающие в указанный диапазон, иначе в таблице будут отображены все транзакции имеющие отношение к данному счету.

Транзакции

Транзакции в Mid Office Manager отвечают за операции, которые приводят к изменению двух счетов. При этом происходит изменение кредита одного счета и дебета другого счета. Можно, для простоты, представлять себе это как движение средств, т.е. средства с одного счета "переместились" на другой счет. При этом, у счета с которого средства "уходят" увеличивается кредит (т.е. кредит показывает сколько средств с этого счета ушло), а у счета, куда средства "приходят" - увеличивается дебет (т.е. дебет показывает сколько средств на этот счет пришло).

Благодаря транзакциям можно подсчитать баланс. Для подсчета баланса нужно иметь величину дебетового оборота и кредитового оборота по счету. В свою очередь, дебетовый оборот - это, попросту, сумма всех транзакций, которые привели к изменению дебета. По аналогии, кредитовый оборот - сумма всех транзакций, повлиявших на кредит. Баланс - это разница между дебетовым оборотом и кредитовым оборотом. Рассмотрим пример, имеются три транзакции на счету Поставщик:

Описание Дебет Кредит
А/Б 1234567890 Продажа 45000
А/Б 1234567891 Продажа 24000
П/П 67005-12 от 17.05.2018 80000

Первые две транзакции отвечают за продажу авиа билетов и привели к изменению кредита счета (т.е. поставщик передал организации товар на определенную сумму и у организации возникла задолженность). Последняя транзакция изменила дебет счета, она соответствует внесению денег на счет (организация перевела на банковский счет поставщика определенную сумму чтобы погасить свою задолженность). Если посчитать суммы отдельно по дебету и по кредиту, получим 80000 и 69000 соответственно. Баланс при этом будет равен 80000 - 69000 = 11000. Интерпретация величины и знака баланс зависит от типа счета. В данном примере величина баланса говорит нам о том, что в рамках взаимных отношений организации с ее поставщиками мы имеем положительный баланс, и долга перед поставщиками нет. Отрицательная величина показывала бы величину долга перед поставщиками.

Транзакции в Mid Office Manager бывают двух видов: автоматически обновляемые и нет. Автоматически обновляемые транзакции возникают в результате появления в системе объектов имеющих финансовую составляющую. Например, такие транзакции возникают при создании заказа или платежного документа. Любые дальнейшие изменения этих объектов приводят к автоматическому пересозданию связанных с ними транзакций. Если транзакция не автоматически обновляемая это означает, что исходных данных для ее пересоздания в системе нет и обновлять ее в автоматическом режиме невозможно. Примером таких транзакций могут служить транзакции, возникающие в результате обработки оплаты в платежных шлюзах или транзакции создаваемые вручную.

Большую часть транзакций Mid Office Manager создает автоматически, без участия пользователя. Однако иногда возникает необходимость создать транзакцию вручную. Например, может возникнуть необходимость создать транзакцию пополнения счета или транзакцию коррекции. Для работы с транзакциями в редакторе балансов предусмотрен ряд инструментов, расположенных на панели справа:

BalanceTool.png

Верхние три инструмента отвечают за создание, редактирование и удаление транзакции соответственно. При создании или редактировании транзакции отображается диалоговое окно:

Unit.png

Как было указано выше, в транзакции должны быть указаны счета на которые влияет данная транзакция. В разделе Кредит нужно указать тот счет, кредит которого она изменяет (счет откуда средства "уходят"), в разделе Дебет - счет, дебет которого она изменяет (счет куда средства "приходят"). Также нужно обязательно указать сумму транзакции, дату и описание.

Нужно иметь в виду, что вручную нельзя создать автоматически обновляемую транзакцию. При этом редактировать и удалять такие транзакции можно. Однако, из-за того, что такие транзакции автоматически пересоздаются в этом нет смысла и делать это не рекомендуется. Как правило такая возможность закрывается правами доступа.

В силу того, что транзакция приводит к изменению кредита и дебета двух счетов, одна и та же транзакция будет отображаться на двух разных счетах - на одном будет показана ее "часть" по кредиту, на другом - "часть" по дебету. Рассмотрим пример, имеется транзакция относящаяся к счетам Поставщик и Поставщик - Ожидание - Услуга:

Unit2.png

Если открыть счет Поставщик, то видно что сумма этой транзакция будет отображена в колонке Кредит:

SupplierBalance.png

На счету же Поставщик - Ожидание - Услуга сумма этой транзакция будет отображена в колонке Дебет:

ClientBalance.png

План счетов

Выше уже говорилось, что в распоряжении Mid Office Manager имеется ограниченный набор счетов и создавать новые счета самостоятельно нельзя. Однако можно управлять тем, какие счета использовать, а какие нет. Совокупность счетов, необходимых для ведения учета средств в организации называется планом счетов.

Прежде чем приступить к работе, нужно определить какие счета необходимо включить в план счетов, а какие исключить. Для этих целей в Mid Office Manager предусмотрены настройки плана счетов. У каждой организации, в рамках которой необходимо вести учет средств, должна быть соответствующая настройка плана счетов. Если настройка для данной организации отсутствуют, учет средств вестись для нее не будет.

Чтобы создать настройку плана счетов необходимо в Параметрах, в разделе Системные свойства нажать кнопку + (плюс), и в диалоговом окне выбрать Настройки плана счетов:

PlanSystemSetting.png

Во вкладке отобразится редактор настроек плана счетов:

PlanEditor.png

В верхней части редактора необходимо указать для какой организации предназначены эти настройки. В нижней части редактора распложены настройки счетов, разбитые на четыре группы. Включение и отключение счетов производится на уровне группы счетов, а не индивидуально по каждому счету. Например, если организация не работает с наличными средствами или не заинтересована в отслеживании движения наличных средств, то группу счетов Касса можно отключить (полный список счетов и их групп см. в Приложении 1 Типы счетов).

Для каждой группы счетов можно указать какие субконто нужно прикрепить к счетам входящим в группу. Субконто - это аналитический признак счета. Говоря простым языком, это детализация, которую будет иметь каждая транзакции в рамках этого счета. Например, при просмотре транзакций относящихся к счету Поставщик все транзакции отображаются единым списком, однако чтобы различать среди них транзакции, созданные в рамках отношений с одним поставщиком от транзакций другого поставщика нужен некий признак. Роль этого признака играет субконто. Если в настройках плана счетов для группы счетов Поставщик будет активировано субконто Организация, то каждая транзакция на этих счетах будет обладать информацией об организации поставщика. Это позволит вести учет средств в разрезе каждого поставщика в отдельности. Другим примером субконто может служить субконто Касса. При активации данного субконто можно анализировать состояние средств индивидуально по каждой кассе.

Для каждой группы счетов можно назначить до трех типов субконто. Если для какого-либо счета были активированы субконто, их значения будут отображаться на списке транзакций в редакторе балансов. Вот так, например, будут выглядеть транзакции на счету Поставщик, если прикрепить к этому счету субконто Организация и Форма оплаты:

Transactions.png

Значения этих субконто будут отображаться в одноименных колонках в таблице транзакций. Помимо этого, подключенные субконто также появятся в виде фильтра в верхней части редактора. Это дает возможность просматривать текущий баланс и значения дебетового и кредитового оборота в разрезе указанных в фильтре субконто.

На предыдущей картинке видно, что общий баланс средств на счету Поставщик равен -58250. Эта сумма показывает совокупную задолженность организации перед всеми ее поставщиками. Однако если рассматривать каждого из поставщиков в отдельности видно, что перед одними поставщиками задолженность действительно есть, в то время как в рамках отношений с другими поставщиками баланс положительный:

PlusBalance.png

На этой картинке видно, что текущий баланс с указанным поставщиком равен 63000, а значения дебетового и кредитового оборотов составляют 90000 и 27000 соответственно.

Схема движения средств

В Mid Office Manager транзакции в большинстве своем создаются автоматически. В зависимости от состояния объекта, являющегося источником данных для транзакции, могут быть задействованы разные счета.

Для начала ознакомимся с некоторыми счетами, которые есть в Mid Office Manager. В глобальном смысле совокупность всех счетов в Mid Office Manager представляют собой не замкнутую систему, а сквозную. Это означает что есть счет для "входа" средств в систему и есть счет для их "выхода". Первый счет называется Доходы, второй счет имеет название Расходы. При этом у счета Доходы изменения могут происходить только по кредиту, а у счета Расходы - по дебету. Также есть два счета, отвечающие за взаимоотношения между организацией и ее поставщиками и клиентами. Эти счета называются Поставщик и Покупатель. Еще есть счет Банк, отражающий состояние средств организации на ее банковский счетах. Счета Доходы и Расходы, а также счет Банк являются системными счетами. Они всегда присутствуют в плане счетов (их нельзя отключить) и у них нет субконто. Средства должны пройти путь от счета Доходы до счета Расходы:

Scheme.png

На схеме голубым цветом показаны системные счета, а красным цветом - обычные. Д означает дебет, а К - кредит.

Рассмотрим жизненный цикл средств связанных с заказом. Организация для своего клиента производит выписку авиа билета. В Mid Office Manager формируется заказ и на основании билета в заказе создаются транзакции. Первая транзакция которая должна быть создана, влияет на счет Поставщик: со счета Поставщик средства (в виде товара - выписанного билета) "уходят" на счет Расходы. При этом на счете Поставщик увеличивается значение кредита. Это означает что у организации возник долг перед своим поставщиком за поставленный товар. Такую задолженность называют кредиторской задолженностью:

Описание Дебет Кредит
А/Б 1234567890 Продажа 45000

Одновременно с этим создается другая транзакция, влияющая на счет Покупатель: со счета Доходы средства (опять же в виде товара) "приходят" на счет Покупатель. В данном случае у счета Покупатель увеличивается значение дебета, что можно интерпретировать как долг клиента перед организацией за переданный клиенту товар. Такую задолженность называют кредиторской задолженностью. Как правило, при оказании услуг клиенту организация взимает сбор. Транзакция на сбор, если он есть в билете, также будет создана и также увеличит дебет:

Описание Дебет Кредит
А/Б 1234567890 Продажа 45000 0
А/Б 1234567890 Продажа - Сбор 1500 0

В какой-то момент, клиент для погашения своего долга переводит деньги организации, при этом в Mid Office Manager фиксируется платежный документ Поступление на расчетный счет. На основании этого документа создается транзакция, означающая, что со счета Покупатель средства (деньги) "уходят" на счет Банк.

Описание Дебет Кредит
А/Б 1234567890 Продажа 45000 0
А/Б 1234567890 Продажа - Сбор 1500 0
П/П 67005-12 от 17.05.2018 46500

Если после этого подсчитать баланс счета Покупатель, то получится что значение дебета равно значению кредита. Клиент погасил весь свой долг перед организацией. Однако сама организация все еще имеет кредиторскую задолженность перед своим поставщиком. Если организация произведет оплату поставщику, в Mid Office Manager должен быть зафиксирован платежный документ Списание с расчетного счета. Это, в свою очередь, приведет к созданию транзакции, означающей, что: со счета Банк средства (деньги) "ушли" на счет Поставщик:

Описание Дебет Кредит
А/Б 1234567890 Продажа 45000
П/П 23600-11 от 21.05.2018 45000

Для счета Поставщик значения дебета и кредита также выровнялось. Это значит, что организация также погасила свою задолженность перед своим поставщиком. Если вернуться к схеме, то видно, что путь средств от счета Доходы до счета Расходы замкнулся. Заработок организации при этом "осел" на счете Банк. На счет Банк "пришли" средства в размере 46500, а "ушли" на сумму 45000. Разница составляет 46500 - 45000 = 1500.

Глобальную схему движения средств см в Приложении 2 Схема движения средств.

Историчность

Средства является одной из важнейших составляющих бизнеса. Этот факт вынуждает относиться к финансовым данным с особой осторожностью. Любые неавторизованные изменения транзакций могут привести к непредвиденным результатам. Разобраться затем, что послужило причиной полученных результатов задача не простая. С целью оказания помощи в таких ситуациях в Mid Office Manager была реализована система ведения истории изменений транзакций.

Как эта система работает. Во-первых нужно понимать, что у каждой транзакции есть две даты: дата операции и дата расчета. Первая дата показывает дату операции которую отражает данная транзакция. Вторая дата отвечает за фиксацию момента когда транзакция была создана. Например, в GDS произошла выписка авиа билета 17.05.2018 в 18:00 на сумму 27000, а информация об этом билете была зафиксирована в программе лишь пол часа спустя, т.е. 17.05.2018 в 18:30:

Описание Сумма Дата операции Дата расчета
А/Б 1234567890 Продажа 27000 17.05.2018 18:00 17.05.2018 18:30

Затем четырьмя днями позже, в 12:00 стоимость этого же билета была изменена вручную. При этом транзакция была автоматически пересоздана, а исходная транзакция удалена:

Описание Сумма Дата операции Дата расчета
А/Б 1234567890 Продажа 17000 17.05.2018 18:00 21.05.2018 12:00

Это в свою очередь привело к изменению "задним" числом балансов на счетах к которым относится данная транзакция. Получается, что баланс вчера имел одно значение, а сегодня он стал равен другому значению, при том, что никаких новых операций произведено не было. Разобраться, что при этом произошло довольно сложно.

Если же система ведения истории активирована, то во время пересоздания транзакций, удаление исходной транзакции производиться не будет. Вместо этого, она будет помечать прежние транзакции как исторические, а также компенсировать их:

Описание Сумма Дата операции Дата расчета Историческая
А/Б 1234567890 Продажа 27000 17.05.2018 18:00 17.05.2018 18:30
А/Б 1234567890 Продажа -27000 17.05.2018 18:00 21.05.2018 12:00
А/Б 1234567890 Продажа 17000 17.05.2018 18:00 21.05.2018 12:00

Из таблицы видно что исходная транзакция удалена не была, она была помечена как историческая. В дополнение к ней была создана транзакция ее компенсирующая, т.е. идентичная транзакция, но имеющая сумму с обратным знаком, а также дату расчета, равную дате расчета новой транзакции. Если сложить суммы этих двух транзакций, то они в результате дадут ноль. Это означает что они никак не влияют на величину баланса. Однако наличие этих двух транзакций позволяет увидеть историю изменений. В данном примере видно, что транзакция была изменена 21.05.2018 в 12:00 и ее сумма сменила значение с 27000 на 17000.

Система ведения истории может быть активирована для каждой организации в отдельности. Включить ее можно в настройках плана счетов, установив галочку Вести историю изменений транзакций.

HistoryInSystemSettings.png

В редакторе балансов, по умолчанию, исторические транзакции не отображаются. Для того, чтобы включить режим при котором исторические транзакции будут показаны, предусмотрен переключатель Отображать исторические транзакции:

HistoricalBalance.png

Оптимизация

Ниже будут показаны несколько приемов, которые упростят настройку и оптимизируют работу Mid Office Manager при взаимодействии с финансовыми данными.

    1. Скорее всего, при создании плана счетов будет применяться идентичная схема для всех организаций, т.е. будет активирован одинаковый набор счетов и к этим счетам будет подключен единый набор субконто. Если организаций, для которых необходимо вести учет средств, много, это может стать проблемой. Нужно будет создать огромное количество идентичных настроек плана счетов для каждой из организаций. Для того чтобы массово назначить настройки плана счетов организациям можно воспользоваться так называемыми мета-профилями. Мета-профиль - это фиктивный профиль организации, который указывается в настройках в качестве профиля, исполняющего роль любого агентства или любого клиента. В самом фиктивном профиле заполнять ничего не нужно, достаточно указать типа организации и наименование:
      Agency.png
      А затем указать его в глобальных настройках:
      CommonSettings.png
      В настройках плана счетов в качестве организации выбрать мета-профиль:
      AnyAgencyInSettings.png
      В итоге, можно ограничиться созданием двух настроек плана счетов: один для организации Любое агентство, другой - для организации Любой клиент.

      При создании транзакций система попытается сперва найти индивидуальные настройки плана счетов для конкретной организации. Если настройки будут не найдены, система произведет поиск настроек плана счетов для организации, установленной в качестве мета-профиля. В зависимости от типа исходной организации, будет использован либо мета-профиль Любое агентство, либо мета-профиль Любой клиент. Таким образом можно добиться, чтобы для всех агентств и всех клиентов использовались одни и те же настройки плана счетов.

      Если настройки плана счетов произведены описанным выше методом, возникает вопрос как "отключить" какую либо организацию, т.е. сделать так, чтобы учет средств для нее не производился. Для этого нужно создать для нее индивидуальные настройки плана счетов и отключить в этих настойках все группы счетов.

    2. Для каждой организации учет ведется независимо друг от друга, а значит у каждой организации свои индивидуальные счета и транзакции. Как не трудно догадаться, движение одних и тех же средств будут отражаться в рамках учета сразу двух организации. Рассмотрим пример, организация произвела выписку авиа билета для своего клиента. Если рассматривать ситуацию относительно самой организации, то на ее счету Покупатель возникнет транзакция формирующая задолженность клиента перед организацией. С другой стороны, если рассматривать ситуацию относительно клиента, то на его счету Поставщик возникнет идентичная транзакция задолженности клиента перед организацией. Чтобы не создавать дублирующие друг друга транзакции, рекомендуется в настройках плана счетов отключить группу счетов Покупатель. Если нужно будет провести анализ средств в рамках взаимоотношений организации и клиента, всегда можно для этих целей использовать счет Поставщик у самого клиента

Личные инструменты
Пространства имён

Варианты
Действия
Навигация
Печать/экспорт
Инструменты