Учет остатков
Содержание |
Учет остатков по кассе
В Mid Office Manager имеется возможность вести учет остатков по кассе. Информация об остатке на начало смены и конец смены агента автоматически подсчитывается и фиксируется в ежедневном отчете агента.
Введение
Как правило, кассовые операции в рамках одной операционной кассы (кассового аппарата) производит один кассир. В начале смены кассир принимает остаток, в конце смену фиксирует остаток. Пришедший ему на смену другой кассир, в свою очередь, принимает остаток от первого кассира, и в конце своей смены фиксирует уже свой остаток, и т.д. По сути остаток передается от одного кассира другому:
В данном случае мы можем говорить о едином остатке по операционной кассе. Однако бывают ситуации, когда в рамках одной кассы могут производить операции одновременно несколько кассиров (агентов). При этом, становится совершенно не ясно какой остаток должен принимать вновь пришедший кассир:
Подобные ситуации решаются введением понятия рабочего места, в рамках которого происходит смена кассира. Таким образом один кассир сдает смену и освобождает рабочее место, другой кассир, заступая на смену, занимает это рабочее место. В работе одной операционной кассы могут одновременно принимать участие несколько рабочих мест. Остаток, при этом, передается только в рамках одного рабочего места:
Очевидно, что на одном рабочем месте одновременно может быть только один кассир. В данном случае мы можем говорить о едином остатке по рабочему месту.
Подготовка
Для ведения остатков по кассе, необходимо наличие определенных профилей. В силу того что учет денег ведется в рамках кассы, кассового аппарат и рабочего места, для работы необходимо создать вышеуказанные профили.
Профиль «Касса»
Касса (не путать с кассовым аппаратом!) представляет собой некое подразделение предприятия, которое осуществляет операции с наличными деньгами. Редактор профиля содержит лишь базовую информацию о кассе:
При заполнении профиля кассы нужно указать название кассы в поле «Наименование» и принадлежность кассы в поле «Принадлежность». Касса может быть привязана как к точке продаж, так и к подразделению или агентству.
Профиль «Кассовый аппарат»
Данный профиль отвечает за информацию об операционной кассе, либо, попросту говоря, о кассовом аппарате или ККМ (контрольно-кассовой машине):
Кассовый аппарат содержит следующие поля: «Наименование» - название кассового аппарата, «Модель» - модель кассового аппарата, «Номер» - заводской номер кассового аппарата, «Регистрационный номер» - номер под которым был зарегистрирован кассовый аппарат и «Точка продаж» - определяет в какой точке продаж установлен кассовый аппарат
Поля «Модель», «Номер» и «Регистрационный номер» носят исключительно информационный характер и не являются обязательными к заполнению
Профиль «Рабочее место»
Рабочее место - мелкая структурная единица точки продаж. Рабочее место соответствует реальному рабочему месту сотрудника, используется для учета времени (лог рабочего времени) и позволяет дифференцировать смены в рамках одной операционной кассы:
Для данного профиля необходимо указать название рабочего места в поле «Наименование», а также в поле «Точка продаж» выбрать в какой из точек продаж находится рабочее место.
При описании профилей, следует обратить внимание на то, что профили рабочего места и профили кассового аппарата никак жестко не связаны друг с другом. Это позволяет агентам в разных рабочих местах работать с разными кассовыми аппаратами. Бывают ситуации, когда агенту нужно в течение дня переключаться между несколькими операционными кассами, находясь на одном рабочем месте.
Схема подсчета остатков подразумевает исполнение агентами следующих действий
- Ведение логов рабочего времени
- Формирование отчета агента
- Фиксация данных отчета агента
