Учет остатков

Материал из Mid Office Manager Help
Перейти к: навигация, поиск

Содержание

Учет остатков по кассе

В Mid Office Manager имеется возможность вести учет остатков по кассе. Информация об остатке на начало смены и конец смены агента автоматически подсчитывается и фиксируется в ежедневном отчете агента.

Введение

Как правило, кассовые операции в рамках одной операционной кассы (кассового аппарата) производит один кассир. В начале смены кассир принимает остаток, в конце смены фиксирует остаток. Пришедший ему на смену другой кассир, в свою очередь, принимает остаток от первого кассира, и в конце своей смены фиксирует уже свой остаток, и т.д. По сути, остаток передается от одного кассира к другому:

Операционная касса: один кассир
Операционная касса: один кассир

В данном случае мы можем говорить о едином остатке по операционной кассе. Однако бывают ситуации, когда в рамках одной кассы могут производить операции одновременно несколько кассиров (агентов). При этом, становится совершенно не ясно какой остаток должен принимать вновь пришедший кассир:

Операционная касса: несколько кассиров
Операционная касса: несколько кассиров

Подобные ситуации решаются введением понятия рабочего места, в рамках которого происходит смена кассира. Таким образом один кассир сдает смену и освобождает рабочее место, другой кассир, заступая на смену, занимает это рабочее место. В работе одной операционной кассы могут одновременно принимать участие несколько рабочих мест. Остаток, при этом, передается только в рамках одного рабочего места:

Операционная касса: рабочие места
Операционная касса: рабочие места

Очевидно, что на одном рабочем месте одновременно может быть только один кассир. В данном случае мы можем говорить о едином остатке по рабочему месту.

Подготовка

Для ведения остатков по кассе, необходимо наличие определенных профилей. В силу того, что учет денег ведется в рамках кассы, кассового аппарата и рабочего места, для корректной работы необходимо наличие вышеуказанных профилей.

Профиль «Касса»

Касса (не путать с кассовым аппаратом!) представляет собой некое подразделение предприятия, которое осуществляет операции с наличными деньгами. Профиль содержит лишь базовую информацию о кассе:

Профиль «Касса»
Профиль «Касса»

При заполнении профиля кассы нужно указать название кассы в поле «Наименование» и принадлежность кассы в поле «Принадлежность». Касса может быть привязана как к точке продаж, так и к подразделению или агентству.

Профиль «Кассовый аппарат»

Данный профиль отвечает за информацию об операционной кассе, либо, попросту говоря, о кассовом аппарате или ККМ (контрольно-кассовой машине):

Профиль «Кассовый аппарат»
Профиль «Кассовый аппарат»

Кассовый аппарат содержит следующие поля: «Наименование» - название кассового аппарата, «Модель» — модель кассового аппарата, «Номер» — заводской номер кассового аппарата, «Регистрационный номер» — номер под которым был зарегистрирован кассовый аппарат и «Точка продаж» — определяет в какой точке продаж установлен кассовый аппарат

Info.png Поля Модель, Номер и Регистрационный номер носят исключительно информационный характер и не являются обязательными к заполнению

Профиль «Рабочее место»

Рабочее место - мелкая структурная единица точки продаж. Рабочее место соответствует реальному рабочему месту сотрудника, используется для учета времени (лог рабочего времени) и позволяет различать смены в рамках одной операционной кассы:

Профиль «Рабочее место»
Профиль «Рабочее место»

Для данного профиля необходимо указать название рабочего места в поле «Наименование», а также в поле «Точка продаж» выбрать в какой из точек продаж находится рабочее место.

При описании профилей, следует обратить внимание на то, что профили рабочего места и профили кассового аппарата никак жестко не связаны друг с другом. Это позволяет агентам в разных рабочих местах работать с разными кассовыми аппаратами. Бывают ситуации, когда агенту нужно в течение дня переключаться между несколькими операционными кассами, находясь на одном рабочем месте.

Схема подсчета остатков подразумевает исполнение агентами следующих действий

  • Ведение логов рабочего времени
  • Формирование отчета агента
  • Фиксация данных отчета агента

Ведение логов рабочего времени

Лог рабочего времени представляет собой запись о текущем местоположении сотрудника и о времени, в течение которого он там находился. В начале рабочего дня, сотрудник обязан «зарегистрироваться» в системе нажав кнопку «Начать работу» в верхней части основного окна:

Основное окно - Кнопка «Начать работу»
Основное окно - Кнопка «Начать работу»

В появившемся диалоговом окне, необходимо указать в какой точке продаж он находится и какова его текущая роль (агент, менеджер и пр.). Если сотрудник играет роль агента, то, помимо точки продажи он должен указать кассу, кассовый аппарат, с которым он будет работать, а также рабочее место, которое он занял:

Диалоговое окно «Начало работы»
Диалоговое окно «Начало работы»

В поле «Сотрудник» нужно указать профиль сотрудника, который начинает работу (при условии привязки текущего пользователя к профилю, поле будет заполнено автоматически). В выпадающем списке «Роль» указывается функциональная роль сотрудника. Поле «Точка продаж» отвечает за точку продаж в которой на текущий момент находится сотрудник. Поля «Касса», «Кассовый аппарат» и «Рабочее место» содержат информацию, соответственно о кассе, кассовом аппарате и рабочем месте в рамках которых будет работать агент. Эти поля доступны только при выборе роли «Агент»

В нижней части диалогового окна также расположены два поля с указанием расчетного и фактического остатков. Поле «Расчетный остаток» показывает сколько должно быть наличных средств на рабочем месте, т.е. остаток, зафиксированный при сдаче смены предыдущим агентом. В поле «Фактический остаток» агент должен указать сумму, которую он в действительности принял. Расчетный и фактический остаток не обязательно должны совпадать. Бывают ситуации, когда остаток денег на рабочем месте оказался меньше (или больше) чем должен быть. Подобные ситуации позже должны быть урегулированы с менеджером. Значение в поле «Расчетный остаток» редактировать нельзя.

По окончании своего рабочего дня агент обязан зафиксировать завершение работы щелчком кнопки «Завершить работу» в верхней части окна:

Основное окно - Кнопка «Завершить работу»
Основное окно - Кнопка «Завершить работу»

Формирование отчета агента

При формировании отчета агента необходимо использовать новую форму отчета «Отчет агента»:

Диалоговое окно «Создать» - Кнопка «Отчет агента»
Диалоговое окно «Создать» - Кнопка «Отчет агента»

По щелчку этой кнопки отрывается диалоговое окно c параметрами отчета:

Диалоговое окно «Параметры отчета»
Диалоговое окно «Параметры отчета»

Для успешного формирования отчета агента, достаточно в поле «Лог рабочего времени» указать соответствующий лог. Остальные поля можно оставить пустыми - они будут заполнены автоматически данными из лога.

Info.png Подробнее о создании и использовании отчетов см. Работа с отчетами.

Фиксация данных отчета агента

В течение дня агент может несколько раз формировать отчет агента (например, для сверки промежуточных результатов). В конце рабочего дня, формируется финальная на текущий день версия отчета, результаты которого необходимо зафиксировать. По сути, данная процедура отвечает за формирование информации о движении денег (проводок). В данном случае, эта операция позволяет зафиксировать остаток на конец смены. Для фиксации данных предусмотрена кнопка «Зафиксировать данные отчета» расположенная в нижней части панели агентского отчета. При нажатии на эту кнопку на экране будет отображено диалоговое окно:

Диалоговое окно «Зафиксировать данные отчета»
Диалоговое окно «Зафиксировать данные отчета»

На диалоговом окне расположена таблица, содержащая суммы по двум направлениям: продажа и возврат. Продажа отражает сумму денег полученных от клиентов, а возврат - денег выданных клиентам. В совокупности, суммы в первой колонке будет содержать так называемые расчетные суммы по отчету, т.е. количество денег которое должно быть в наличии у агента на конец смены. Эти расчетные суммы отображены в соответствующей колонке таблицы. В колонке «Фактическая сумма», агент обязан указать суммы, которые у него имеются в действительности. Значения сумм в колонках «Расчетная сумма» и «Фактическая сумма» не обязательно должны совпадать. Бывают ситуации, когда сумма на конец смены оказалась меньше (или больше) чем должна быть. Подобные ситуации позже должны быть урегулированы с менеджером. Значения в колонке «Расчетная сумма» редактировать нельзя.

Проводки

Все перемещения денег в рамках рабочего места, кассового аппарата или кассы фиксируются в виде так называемых проводок (аналог проводок в бухгалтерии). Например, заступая на смену, агент принимает остаток от другого агента, и, тем самым, формирует проводку, в которой отражается перемещение денег от одного агента к другому в рамках определенной кассы, кассового аппарата, и рабочего места. По завершении смены, деньги, которые получил агент от клиентов, перемещаются из его личного содержания (в рамках рабочего места и кассового аппарата за которыми он работал) в кассу. Другой пример, инкассация, которая фиксирует изъятие денег из операционной кассы и перемещение их, например, в центральную кассу или банк. Благодаря проводкам, мы понимаем где и в каком количестве «физически» расположены деньги.

Проводка содержит информацию о двух участвующих сторонах и о временных рамках операции:

Проводка
Проводка

Каждая сторона характеризуется определенным набором реквизитов. «Контрагент» - структурная единица организации (например, касса) или внешняя структурная единица (например, банк), играющая роль основного действующего лица. «Кассовый аппарат», «Рабочее место» и «Cотрудник» - второстепенные структурные единицы, уточняющие перемещение денег на более низком уровне. Например, при передаче остатков одного агента другому, в проводке будут задействованы второстепенные единицы, в то время как основная структурная единица будет неизменной (перемещение денег в рамках одной кассы).

В зависимости о того, кто является принимающей деньги стороной и передающей, структурные единицы будут помечены либо как дебет (слева), либо как кредит (справа). Интерпретировать запись нужно так: контрагент, расположенный слева принимает деньги от контрагента, расположенного справа.

В нижней части находится панель, на которой нужно указать сумму перемещаемых денег, включая валюту. Есть возможность выбирать форму оплаты (в текущей реализации имеет смысл выбирать только тип «Наличные»). В поле дата заполняется дата и время формирования проводки. В полях «Период», указывается начальная и конечная дата, определяющая временные рамки в течение которых формировалась сумма. Как правило, проводка отражает мгновенную операцию. В данном случае значения в полях «Дата» и «Период» будет совпадать. При фиксации данных отчета, проводка отражает не мгновенную операцию, а растянутую во времени (период равен периоду отчета).

Alert.png Проводки идентичные по участвующим сторонам, но с «накладками» по периоду формировать нельзя!

Инкассация

В течение рабочего дня агента может произойти инкассация, то есть изъятие денег из кассы. Агент обязан зафиксировать этот факт в программе, создав в Mid Office Manager инкассацию. Под процессом инкассации подразумевается формирование проводки с указанием откуда и куда были перемещены деньги. Есть два варианта создания инкассации.

Вариант 1

  1. Откройте список проводок в рабочей области Mid Office Manager.
  2. На панели задач щелкните кнопку Инкассация.
  3. В диалоговом окне «Инкассация» щелкните кнопку Да.

Вариант 2

  1. На панели задач щелкните кнопку Создать .
  2. В левой панели диалогового окна «Выбрать тип документа» выберите Финансы.
  3. В правой панели выберите Инкассация.
  4. Щелчком кнопки Создать создайте документ инкассации.

Ссылки по теме

Личные инструменты
Пространства имён

Варианты
Действия
Навигация
Печать/экспорт
Инструменты