Учет остатков — различия между версиями

Материал из Mid Office Manager Help
Перейти к: навигация, поиск
Строка 71: Строка 71:
 
<br>
 
<br>
 
=== Формирование отчета агента ===
 
=== Формирование отчета агента ===
 
+
<br>
 
{{indent}}Процесс формирования отчета агента лежит за рамками данного руководства (см. отдельный раздел по работе с отчетами)
 
{{indent}}Процесс формирования отчета агента лежит за рамками данного руководства (см. отдельный раздел по работе с отчетами)
 
+
<br><br>
 
=== Фиксация данных отчета агента ===
 
=== Фиксация данных отчета агента ===
 +
<br>
 +
{{indent}}В течение дня агент может несколько раз формировать отчета агента (например для сверки промежуточных результатов). В конце рабочего дня, формируется последняя на текущий день версия отчета, результаты которого необходимо зафиксировать. По существу данная процедура отвечает за формирование информации о движении денег (проводок), в частности эта операция позволяет зафиксировать остаток на конец смены. Для фиксации данных предусмотрена кнопка {{qt|Зафиксировать данные отчета}} расположенная в нижней части панели агентского отчета. При нажатии на эту кнопку на экране будет отображено диалоговое окно:
 +
<br><br>
 +
{{pic|img=agent_report_dialog_commit.png|size=400px|num=1.4.1|cpt=Диалоговое окно {{qw|Зафиксировать данные отчета}}}}
 +
<br>
 +
{{indent}}На диалоговом окне расположена таблица содержащая суммы по двум направлениям: продажа и возврат. Продажа отражает сумму полученных денег от клиентов, а возврат - выданных денег клиенту. В совокупности, суммы в первой колонке будет содержать так называемые расчетную суммы по отчету, т.е. количество денег которое должно быть в наличии у агента на конец смены. Эти расчетные суммы отображены в соответствующей колонке таблицы. В колонке {{qt|Фактическая сумма}}, агент обязан указать суммы, которые у него имеются в действительности. Значения сумм в колонках {{qt|Расчетная сумма}} и {{qt|Фактическая сумма}} не обязательно должны совпадать. Бывают ситуации, когда сумма на конец смены оказалась меньше (или больше) чем должна быть. Подобные ситуации позже должны быть урегулированы с менеджером. Значения в колонке {{qt|Расчетная сумма}} редактировать нельзя.

Версия 16:07, 13 ноября 2013

Содержание

Учет остатков по кассе


Indent transparent.png В Mid Office Manager имеется возможность вести учет остатков по кассе. Информация об остатке на начало смены и конец смены агента автоматически подсчитывается и фиксируется в ежедневном отчете агента.

Введение


Indent transparent.png Как правило, кассовые операции в рамках одной операционной кассы (кассового аппарата) производит один кассир. В начале смены кассир принимает остаток, в конце смену фиксирует остаток. Пришедший ему на смену другой кассир, в свою очередь, принимает остаток от первого кассира, и в конце своей смены фиксирует уже свой остаток, и т.д. По сути остаток передается от одного кассира другому:

Операционная касса - Один кассир
Операционная касса - Один кассир


Indent transparent.png В данном случае мы можем говорить о едином остатке по операционной кассе. Однако бывают ситуации, когда в рамках одной кассы могут производить операции одновременно несколько кассиров (агентов). При этом, становится совершенно не ясно какой остаток должен принимать вновь пришедший кассир:

Операционная касса - Несколько кассиров
Операционная касса - Несколько кассиров


Indent transparent.png Подобные ситуации решаются введением понятия рабочего места, в рамках которого происходит смена кассира. Таким образом один кассир сдает смену и освобождает рабочее место, другой кассир, заступая на смену, занимает это рабочее место. В работе одной операционной кассы могут одновременно принимать участие несколько рабочих мест. Остаток, при этом, передается только в рамках одного рабочего места:

Операционная касса - Рабочие места
Операционная касса - Рабочие места


Indent transparent.png Очевидно, что на одном рабочем месте одновременно может быть только один кассир. В данном случае мы можем говорить о едином остатке по рабочему месту.

Подготовка


Indent transparent.png Для ведения остатков по кассе, необходимо наличие определенных профилей. В силу того что учет денег ведется в рамках кассы, кассового аппарат и рабочего места, для работы необходимо создать вышеуказанные профили.

Профиль «Касса»

Indent transparent.png Касса (не путать с кассовым аппаратом!) представляет собой некое подразделение предприятия, которое осуществляет операции с наличными деньгами. Редактор профиля содержит лишь базовую информацию о кассе:

Профиль «Касса»
Профиль «Касса»


Indent transparent.png При заполнении профиля кассы нужно указать название кассы в поле «Наименование» и принадлежность кассы в поле «Принадлежность». Касса может быть привязана как к точке продаж, так и к подразделению или агентству.

Профиль «Кассовый аппарат»

Indent transparent.png Данный профиль отвечает за информацию об операционной кассе, либо, попросту говоря, о кассовом аппарате или ККМ (контрольно-кассовой машине):

Профиль «Кассовый аппарат»
Профиль «Кассовый аппарат»


Indent transparent.png Кассовый аппарат содержит следующие поля: «Наименование» - название кассового аппарата, «Модель» - модель кассового аппарата, «Номер» - заводской номер кассового аппарата, «Регистрационный номер» - номер под которым был зарегистрирован кассовый аппарат и «Точка продаж» - определяет в какой точке продаж установлен кассовый аппарат

Indent transparent.png Поля «Модель», «Номер» и «Регистрационный номер» носят исключительно информационный характер и не являются обязательными к заполнению

Профиль «Рабочее место»

Indent transparent.png Рабочее место - мелкая структурная единица точки продаж. Рабочее место соответствует реальному рабочему месту сотрудника, используется для учета времени (лог рабочего времени) и позволяет дифференцировать смены в рамках одной операционной кассы:

Профиль «Рабочее место»
Профиль «Рабочее место»


Indent transparent.png Для данного профиля необходимо указать название рабочего места в поле «Наименование», а также в поле «Точка продаж» выбрать в какой из точек продаж находится рабочее место.

Indent transparent.png При описании профилей, следует обратить внимание на то, что профили рабочего места и профили кассового аппарата никак жестко не связаны друг с другом. Это позволяет агентам в разных рабочих местах работать с разными кассовыми аппаратами. Бывают ситуации, когда агенту нужно в течение дня переключаться между несколькими операционными кассами, находясь на одном рабочем месте.

Indent transparent.png Схема подсчета остатков подразумевает исполнение агентами следующих действий

  • Ведение логов рабочего времени
  • Формирование отчета агента
  • Фиксация данных отчета агента


Ведение логов рабочего времени

Indent transparent.png Лог рабочего времени представляет собой запись о текущем местоположении сотрудника и о времени, в течение которого он так находился. В начале рабочего дня, сотрудник обязан «зарегистрироваться» в системе нажав кнопку «Начать работу» в верхней части основного окна:

Основное окно - Кнопка «Начать работу»
Основное окно - Кнопка «Начать работу»


Indent transparent.png В появившемся диалоговом окне, необходимо указать в какой точке продаж он находится и какова его текущая роль (агент, менеджер и пр.). Если сотрудник играет роль агента, то, помимо точки продажи он должен указать кассу, кассовый аппарат, с которым он будет работать, а также рабочее место, которое он занял:

Диалоговое окно «Начало работы»
Диалоговое окно «Начало работы»


Indent transparent.png В поле «Сотрудник» нужно указать профиль сотрудника, который начинает работу (при условии привязки пользователя к профилю, поле будет заполнено автоматически). В поле «Роль» указывается функциональная роль сотрудника. Поле «Точка продаж» отвечает за точку продаж в которой на текущий момент находится сотрудник. Поля «Касса», «Кассовый аппарат» и «Рабочее место» содержат информацию, соответственно о кассе, кассовом аппарате и рабочем месте в рамках которых будет работать агент. Эти поля доступны только при выборе роли «Агент»

Indent transparent.png В нижней части диалогового окна также расположены два поля с указанием расчетного и фактического остатков. Поле «Расчетный остаток» показывает сколько должно быть наличных средств на рабочем месте, т.е. остаток, зафиксированный при сдаче смены предыдущим агентом. В поле «Фактический остаток» агент должен указать сумму, которую он в действительности принял. Расчетный и фактический остаток не обязательно должны совпадать. Бывают ситуации, когда остаток денег на рабочем месте оказался меньше (или больше) чем должен быть. Подобные ситуации позже должны быть урегулированы с менеджером. Значение в поле «Расчетный остаток» редактировать нельзя.

Indent transparent.png По окончании своего рабочего дня агент обязан зафиксировать завершение работы, нажав на копку «Завершить работу», расположенную в верхней части основного окна:

Основное окно - Кнопка «Заершить работу»
Основное окно - Кнопка «Заершить работу»


Формирование отчета агента


Indent transparent.png Процесс формирования отчета агента лежит за рамками данного руководства (см. отдельный раздел по работе с отчетами)

Фиксация данных отчета агента


Indent transparent.png В течение дня агент может несколько раз формировать отчета агента (например для сверки промежуточных результатов). В конце рабочего дня, формируется последняя на текущий день версия отчета, результаты которого необходимо зафиксировать. По существу данная процедура отвечает за формирование информации о движении денег (проводок), в частности эта операция позволяет зафиксировать остаток на конец смены. Для фиксации данных предусмотрена кнопка «Зафиксировать данные отчета» расположенная в нижней части панели агентского отчета. При нажатии на эту кнопку на экране будет отображено диалоговое окно:

Диалоговое окно «Зафиксировать данные отчета»
Диалоговое окно «Зафиксировать данные отчета»


Indent transparent.png На диалоговом окне расположена таблица содержащая суммы по двум направлениям: продажа и возврат. Продажа отражает сумму полученных денег от клиентов, а возврат - выданных денег клиенту. В совокупности, суммы в первой колонке будет содержать так называемые расчетную суммы по отчету, т.е. количество денег которое должно быть в наличии у агента на конец смены. Эти расчетные суммы отображены в соответствующей колонке таблицы. В колонке «Фактическая сумма», агент обязан указать суммы, которые у него имеются в действительности. Значения сумм в колонках «Расчетная сумма» и «Фактическая сумма» не обязательно должны совпадать. Бывают ситуации, когда сумма на конец смены оказалась меньше (или больше) чем должна быть. Подобные ситуации позже должны быть урегулированы с менеджером. Значения в колонке «Расчетная сумма» редактировать нельзя.

Личные инструменты
Пространства имён

Варианты
Действия
Навигация
Печать/экспорт
Инструменты