Управление стоками БСО

Материал из Mid Office Manager Help
Версия от 18:05, 14 июня 2018; Vrublevsky (обсуждение | вклад)

(разн.) ← Предыдущая | Текущая версия (разн.) | Следующая → (разн.)
Перейти к: навигация, поиск

Бланки строгой отчетности (БСО) — это разновидность бланков (документов), подлежащих специальному учету. В прошлом процессы учета БСО предусматривали работу только с бумажными бланками, но в последнее время широко используются электронные бланки и, в частности, большинство авиабилетов существуют исключительно в электронном виде. Mid Office Manager поддерживает учет как физических бумажных бланков, так и электронных документов. Процессы работы с бумажными и электронными бланками отличаются.

В туристической области используется понятие сток, под которым подразумевается как набор бумажных бланков строгой отчетности, так и квоты электронных бланков, выдаваемых поставщиком агентству. Поэтому учет бланков часто называют контролем стоков или сток-контролем.

Функциональность контроля стоков в Mid Office Manager обеспечивает автоматизацию операций получения и распределения бланков, формирования отчетов о движении бланков, а также контроля за расходованием бланков и квот и истории и текущего состояния каждого бланка.

Содержание

Как работать с бумажными БСО

Процесс работы с бумажными бланками строгой отчетности состоит из нескольких этапов:

  1. Заказ бланков у поставщика — обращение агентства к поставщику за получением стока БСО, например обращение в авиакомпанию за стоком бланков авиабилетов. В Mid Office Manager этот этап оформляется документом "Заказ у поставщика";
  2. Получение бланков — фактическое получение агентством стока у поставщика. В бумажном документообороте эта операция подтверждается накладной на передачу бланков. В Mid Office Manager этот этап оформляется операцией, которая называется регистрацией заказа и свидетельствует о поступлении бланков на баланс агентства. С полученными бланками можно выполнять несколько операций:
    • Использование бланков — расходование бланков для оформления документов (выписка билетов, квитанций и т. п.), а также любые другие варианты расходования: порча, списание, аннулирование и т. п. При выписке билета на зарегистрированном в агентстве бланке он исчезает из списка доступных бланков.
    • Движение бланков внутри агентства — любые перемещения бланков в рамках агентства, например передача бланков субагентам или на точки продаж.
    • Возврат бланков поставщику — обратная передача неизрасходованных бланков поставщику.


Далее приводятся инструкции по выполнению этих операций, в том числе по получению, распределению и возврату бланков.

Получение БСО

Процедура получения бланков в Mid Office Manager состоит из заказа бланков и их регистрации (приходования).

Чтобы заказать сток бланков:

  1. Щелчком кнопки Создать на панели инструментов откройте окно Выбрать тип документа.
  2. В левой панели выберите Управление БСО, а затем в правой панели выберите Заказ поставщику и щелкните кнопку Создать.
  3. В поле Номер заказа введите номер заказа согласно внутренней нумерации агентства.
    Если оставить это поле пустым, программа сама присвоит ему текущий номер согласно внутреннего счетчика программы.
  4. В поле Заказано укажите дату составления заказа.
  5. В поле Получатель укажите агентство, заказывающее бланки.
  6. В поле Поставщик укажите организация, у которой заказываются бланки.
    Поставщиком может быть или владелец бланков или другое агентство, по отношению к которому агентство-пользователь Mid Office Manager является субагентом. В данном сценарии в этом поле нужно выбрать Аэрофлот.
  7. Щелкните кнопку со значком «+» под таблицей, чтобы добавить в таблицу новую строчку.
    В таблице указываются типы и количество заказываемых бланков.
  8. Заполните следующие поля в новой строке:
    • Владелец — задайте в этом поле владельца, бланки которого заказываются. При заказе бланков по прямому соглашению владелец и поставщик бланков совпадают, а если бланки заказывает субагентом, то поставщиком бланков может выступать головное агентство.
    • Тип бланка — тип бланка, который выбирается из бланков указанного в поле Владелец владельца, которые присутствуют в справочнике Типы бланков
    • Вид тарифа — выберите вид тарифа: Регулярный, Блок-чартер или Чартер.
    • Начальный номер — задайте в этом поле начальный номер бланков в стоке.
    • Конечный номер — задайте в этом поле конечный номер бланков в стоке.
    • Кол-во — количество заказываемых бланков.
    • Комментарии — необязательное поле, в котором можно внести любую дополнительную информацию по данному заказу.
  9. Щелкните кнопку Сохранить на панели управления.

После поступления заказанного стока бланков в агентство нужно заприходовать на склад, то есть отметить поступление бланков на баланс агентства. В терминах Mid Office Manager эта операция называется регистрацией.

Чтобы зарегистрировать (принять на баланс) сток бланков:

  1. В списке Заказы поставщикам выберите и откройте нужный заказ.
  2. На панели инструментов щелкните кнопку Зарегистрировать.
  3. В диалоговом окне Подтвердить операцию щелчком кнопки Да подтвердите регистрацию.

После регистрации бланки становятся доступными для использования для выписки билетов, выдачи агентам и распределения по точкам продажи.

Зарегистрированный заказ (накладную) удалить из программы невозможно. Если требуется удалить зарегистрированный заказ, сначала надо отменить его регистрацию, используя соответствующую кнопку на панели инструментов. (Кнопки регистрации и ее отмены доступны только у открытых для редактирования заказов поставщику.)

Alert.png Если нужно вернуть бланки поставщику, возврат ни в коем случае нельзя оформлять как операцию отмены регистрации заказа — в этом случае нужно использовать заказ на передачу. Подробнее о передаче бланков БСО см. следующий раздел.

Нельзя отменить заказ, если какие-либо из его бланков израсходованы или переданы со склада агентства. Израсходованные или переданные бланки указываются в заказе поставщику в разделе Связанные заказы. Отмена регистрации заказа поставщику становится доступной только после отмены связанных с ним заказов на передачу БСО — иначе говоря надо вернуть бланки на склад.

Распределение БСО

Поступившие на баланс агентства бланки обычно распределяются среди субагентств, точек продаж и агентов. Зарегистрированные (принятые на склад) бланки можно также вернуть поставщику или передать другому агентству. В Mid Office Manager распределение и передача БСО оформляется заказом на передачу.

Чтобы передать БСО:

  1. Щелчком кнопки Создать на панели инструментов откройте окно Выбрать тип документа.
  2. В левой панели выберите Управление БСО, а затем в правой панели выберите Заказ на передачу бланков и щелкните кнопку Создать.
  3. В поле Номер заказа введите номер заказа согласно внутренней нумерации агентства.
    Если оставить это поле пустым, программа сама присвоит ему номер.
  4. В поле Заказано укажите дату составления заказа.
  5. В поле Отправитель укажите агентство, со склада которого передаются бланки.
  6. В поле Выдал введите имя ответственного лица, выдающего бланки.
  7. В поле Получатель укажите агентство, получающее бланки.
  8. В поле Получил введите имя ответственного лица, принимающего бланки.
  9. Щелкните кнопку Добавить рядом с таблицей, чтобы добавить в таблицу новую строчку.
    В таблице указываются типы и количество передаваемых бланков.
  10. В открывшемся диалоговом окне Выбор бланков заполните следующие поля:
    • Поля Поставщик и Владелец бланка — задайте в этих полях поставщика и владельца, бланки которого заказываются. Эти поля действуют как фильтры, поэтому если оба или одно их этих полей оставить пустым, в списке будут отображаться имеющиеся бланки всех поставщиков и/или владельцев.
    • Тип бланка — выберите тип бланка. Он выбирается из бланков указанного в поле Владелец владельца, которые присутствуют в справочнике Типы бланков. Это поле действует как фильтр, поэтому если его оставить пустым, в списке будут отображаться бланки всех типов.
  11. Щелкните кнопку Поиск.
    • В таблице должны отобразиться зарегистрированные у указанного поставщика бланки указанного владельца и типа. Поля Поставщик, Владелец бланка и Тип бланка действуют как фильтры, поэтому если какое-то их этих полей оставить пустым (например Поставщик), в списке будут отображаться бланки без фильтрации по этом полю (то есть бланки всех поставщиков).
  12. В столбцах Начальный номер, Конечный номер и Выбранное кол-во задайте соответственно первый и последний номера и количество бланков, которые нужно передать. Выполните эту операцию во всех строках таблицы.
  13. Щелкните кнопку Принять.
    Выбранные бланки добавляются в текущий заказ на передачу.
  14. При необходимости в поле Примечания введите любую дополнительную информацию по данному заказу.
  15. Щелкните кнопку Сохранить на панели управления.
  16. Проверьте правильность выбора бланков для передачи и щелкните кнопку Зарегистрировать.

После завершения регистрации заказа все указанные в нем бланки считаются переданными от отправителя получателю. При этом соответственно изменится местоположение у всех переданных бланко. При регистрации заказа можно указать дату фактической передачи бланков — если этого не сделать, то в поле Выдано будет автоматически задана текущая дата.

Зарегистрированный заказ на передачу (накладную). Если требуется удалить зарегистрированную накладную, сначала надо отменить ее регистрацию щелчком соответствующей кнопки на панели инструментов. (Кнопки регистрации и ее отмены доступны только у открытого для редактирования заказа на передачу.)

Печать накладной на передачу бланков

Программа позволяет не только создать и зарегистрировать документ на передачу бланков и распечатать его.

Чтобы распечатать накладную на передачу БСО:

  1. Откройте нужный заказ на передачу БСО.
  2. На панели инструментов щелкните кнопку Печать.
  3. В диалоговом окне Подтвердить операцию щелкните Да.
  4. Выполните одну из следующих операций:
    • Если на локальной машине установлено приложение в Microsoft Excel, щелкните кнопку Открыть, чтобы открыть накладную в Microsoft Excel и распечатайте ее.
    • Если на локальной машине нет Microsoft Excel или она не подключена к принтеру, щелкните кнопку Выгрузить, перейдите к указанной в диалоговом окне папке, скопируйте файл накладной на компьютер, на котором установлено приложение Microsoft Excel и есть доступ к принтеру и распечатайте накладную.

Просмотр свойств БСО

В Mid Office Manager предусмотрена возможность просмотра бланков, зарегистрированных в агентстве-пользователе.

Чтобы увидеть свойства БСО:

  1. Откройте список Бланки.
  2. Выберите нужный бланк и дважды щелкните его.

Окно свойств БСО содержит подробную информацию о бланке, в том числе историю движения бланка от момента его регистрации в программе до момента его использования. В окне отображается номер бланка и, если на бланке был оформлен билет, то также указывается номер билета. Номер билета одновременно является ссылкой на заказ, содержащий данный билет. Здесь также указаны тип бланка, владелец и поставщик бланка и агентство-держатель стока и информация о дате регистрации (получения) и дате и месте списания (использования) бланка.

В разделе История заказов приведены все заказы на получение и передачу, в которых фигурирует данный бланк. В разделе История привязки к билетам приводится название пункта продажи, где бланк был использован, дата использования и информация по билету. В разделе Контроль ошибок могут содержаться сообщения об обнаруженных ошибках контроля стоков.

Статус БСО

При поступлении (регистрации) бланка в агентство ему автоматически присваивается статус Новый. При поступлении в базу данных программы информации о продаже или аннуляции билета (через обменные файлы или в ручном режиме) статус связанного с этим билетом бланка автоматически меняется на Продан или Аннулирован. Статус Возвращен устанавливается при регистрации заказа на передачу бланков от агентства поставщику. Остальные статусы можно назначать бланку только вручную. Вручную присвоить бланку любой статус или изменить установленный автоматически можно при помощи операции Изменить статус бланка.

Вот перечень возможных статусов бланка:

  • Новый — чистый неиспользованный бланк;
  • Продан — бланк, на котором оформлен билет;
  • Аннулирован — испорченный бланк;
  • Утерян — потерянный бланк;
  • Возвращен – бланк возвращен поставщику;
  • Заблокирован – бланк числится по накладной на получение от поставщика, но при вскрытии пачки обнаружено отсутствие бланка;
  • Израсходован – бланк использован. Этот статус можно назначать вручную, если не требуется уточнения применения бланков, например при передаче КРС субагенту, когда агентство не контролирует реальное использование бланка.

Чтобы изменить статус БСО:

  1. Откройте список Бланки.
  2. Выберите нужный бланк и дважды щелкните его.
  3. На панели инструментов щелкните кнопку Редактировать.
  4. На панели инструментов щелкните кнопку Изменить статус бланка.
  5. В диалоговом окне Изменение статуса бланка задайте значения следующих полей:
    • Дата операции — задайте дату изменения статуса. По умолчанию задается текущая дата.
    • Статус — определите статус, который надо присвоить бланку.
    • Валидатор — задайте валидатор, если нужно привязать операцию к конкретной точке продаж.
  6. Щелчком кнопки Да подтвердите изменение статуса.

Как работать с электронными билетами

В отличие от бумажного авиабилета, электронный билет (ЭБ) представляет собой цифровую запись в базе данных авиакомпании и лишен номера, поэтому вместо термина «сток» к электронным билетам применяется термин «квота». Квота — это набор электронных документов, которые не имеют индивидуального номера и ничем не различаются друг от друга, поэтому смысл имеет только количество ЭБ, выделенных агентству, точке продаж или субагентству.

Схема работы с ЭБ намного проще работы со стоками бумажных БСО и состоит из следующих этапов:

  1. Получение квоты — получение агентством квоты у поставщика. С полученными бланками можно выполнять несколько операций:
    • Использование ЭБ — расходование ЭБ для оформления билетов, а также любые другие варианты расходования: порча, списание, аннулирование и т. п. При выписке билета с использованием ЭБ из квоты размер последней уменьшается на единицу.
    • Распределение ЭБ внутри агентства — любые перемещения электронных билетов в рамках агентства, например передача бланков субагентам, агентам или на точки продаж.
    • Возврат квот поставщику — обратная передача неизрасходованных ЭБ поставщику.

Получение квоты ЭБ

Здесь описывается, как в Mid Office Manager получать квоты электронных билетов у владельца ЭБ (бланков). Чтобы получить квоту ЭБ:

  1. Щелчком кнопки Создать на панели инструментов откройте окно Выбрать тип документа.
  2. В левой панели выберите Управление БСО, а затем в правой панели выберите Квота ЭБ и щелкните кнопку Создать.
  3. Заполните следующие поля:
    • Владелец бланков — выберите в этом поле владельца, электронные билеты которого заказываются.
    • Держатель стока и Местоположение — укажите в этих полях агентство, которому будет принадлежать квота электронных билетов.
    • При необходимости установите флажок Восстанавливать при аннулировании.
      Если этот флажок установлен, при аннулировании билетов неиспользованная квота будет увеличиваться на количество аннулированных билетов. Этот флажок имеет смысл устанавливать, если квота представлена фиксированным количеством электронных билетов, а не диапазоном номеров.
    В разделе Квоты укажите типы бланков и системы GDS, которые будут использоваться для работы с конкретными бланками.
  4. Щелкните кнопку Сохранить, а затем кнопку Закрыть.
  5. Откройте список Квота ЭБ.
  6. В списке Квота ЭБ выберите вновь созданную квоту и на панели инструментов щелчком кнопки Распределить квоту откройте окно Распределение квот.
  7. В поле Величина квоты укажите количество электронных билетов в выделяемой квоте и щелкните ОК.

Распределение квоты ЭБ

Здесь описывается, как в Mid Office Manager распределять среди точек продаж агентства квоту электронных билетов, полученную у владельца ЭБ (бланков). Распределение квоты агентства среди точек продаж состоит из последовательного выделения квоты каждой точке продаж.

В следующей инструкции предполагается, что агентство уже получило квоту ЭБ у владельца ЭБ и что в квоте агентства есть нераспределенные ЭБ.

Здесь описано выделение квоты одной точке продаж. Чтобы распределить квоту агентства среди нескольких точек продаж, нужно повторить выделение квоты для каждой точки продаж.

Чтобы выделить точке продажи часть выделенной агентству квоты ЭБ:

  1. Щелчком кнопки Создать на панели инструментов откройте окно Выбрать тип документа.
  2. В левой панели выберите Управление БСО, а затем в правой панели выберите Квота ЭБ и щелкните кнопку Создать.
  3. Заполните следующие поля:
    • Владелец бланков — выберите в этом поле владельца выделяемых электронных билетов.
    • Держатель стока — выберите в этом поле (головное) агентство, часть квоты ЭБ которого нужно выделить точке продаж.
    • Местоположение — укажите здесь точку продаж, куда нужно передать квоту электронных билетов.
    • При необходимости установите флажок Восстанавливать при аннулировании.
      Если этот флажок установлен, при аннулировании билетов неиспользованная квота будет увеличиваться на количество аннулированных билетов.
    В разделе Квоты укажите типы передаваемых ЭБ и системы GDS, которые будут использоваться для работы с конкретными электронными билетами.
  4. Щелкните кнопку Сохранить, а затем кнопку Закрыть.
  5. Откройте список Квота ЭБ.
  6. В списке Квота ЭБ выберите вновь созданную квоту и на панели инструментов щелчком кнопки Распределить квоту откройте окно Распределение квот.
  7. В поле Величина квоты укажите количество электронных билетов в выделяемой квоте и щелкните ОК.

Билеты точке продаж будут выделены из квоты агентства. Если в квоте агентстве нет достаточного количества нераспределенных ЭБ, программа сообщит об ошибке и передачу выполнить не удастся.

Изменение квоты ЭБ

При необходимости квоту можно скорректировать, то есть увеличить или уменьшить квоту электронных билетов, выделенных агентству или точке продаж.

Чтобы изменить квоту ЭБ, выделенную агентству или точке продаж:

  1. Откройте список Квота ЭБ.
  2. В списке Квота ЭБ выберите квоту и на панели инструментов щелчком кнопки Распределить квоту откройте окно Распределение квот.
  3. В поле Величина квоты выполните одну из следующих операций:
    • Чтобы увеличить квоту, укажите количество ЭБ, которые нужно добавить в квоту.
    • Чтобы уменьшить квоту, укажите количество ЭБ, на которое нужно уменьшить квоту.
  4. Щелкните ОК.

При уменьшении или увеличении квоты точки продаж удаляемые или добавляемые билеты соответственно возвращаются или изымаются из квоты головного агентства.

Отчет о движении БСО

В Mid Office Manager существует два способа получения отчетов:

  • в составе сводного отчета перед перевозчиками – по форме заданной перевозчиком. В программе можно создать отчеты о движении БСО основных перевозчиков – Аэрофлот, Сибирь, ГТК «Россия»;
  • в виде обобщенного универсального отчета.

Чтобы создать отчет:

  1. Щелчком кнопки Создать на панели инструментов откройте окно Выбрать тип документа.
  2. В левой панели выберите Отчеты поставщикам, а затем в правой панели выберите нужный отчет и щелкните кнопку Создать.
  3. В окне Параметры отчета задайте следующие параметры:
    Дата начала и Дата окончания — задайте в этих поля даты начала и конца отчетного периода. По умолчанию задается последняя закончившаяся отчетная декада.
    Поставщик — укажите поставщика бланков, если он не соответствует владельцу или агентство получает бланки одного владельца от нескольких поставщиков;
    Агентство — укажите агентство-держатель стока.
    Точка продаж — это необязательное поле. Если нужно получить отчет только для определенной точки продажи, укажите в этом поле точку продаж.
    Субагентство — это необязательное поле. Если нужно получить отчет только для определенного субагентства, укажите в этом поле субагенство.
  4. Щелкните кнопку ОК.

Ссылки по теме

Личные инструменты
Пространства имён

Варианты
Действия
Навигация
Печать/экспорт
Инструменты