Работа с финансовыми документами — различия между версиями

Версия 10:44, 19 декабря 2014

Mid Office Manager позволяет создавать финансовые документы по заданным шаблонам. Затем эти документы можно использовать для распечатки или в качестве электронных документов.

Отдельные финансовые документы всегда принадлежат к какому-либо объекту пакета документов, который в свою очередь не может существовать отдельно от заказа.

Каждый финансовый документ, для которого была сформирована печатная форма, имеет связанный объект, что содержит эту форму.

Mid Office Manager содержит наиболее часто используемые шаблоны по умолчанию, но также позволяет пользователям загружать свои собственные шаблоны. Загруженные с компьютера пользователя шаблоны переносятся сервером в базу данных программы и становятся доступными для всех операторов вашего агентства.

Перед тем, как начать работать с финансовыми документами, необходимо произвести предварительную настройку.

Далее в этой статье руководства пользователя вы сможете найти инструкции по настройке блока финансовых документов, созданию, удалению и другим операциям с финансовыми документами.

Настройка финансовых документов

Mid Office Manager позволяет ограничить пакет предлагаемых к созданию финансовых документов по корпоративным клиентам (или расширить его), но сначала в профиле агентства необходимо выбрать список типов документов, которые будут использоваться в вашем агентстве, а также выполнить несколько других настроек.

Если программа уже используется в вашем агентстве, а база данных содержит множество профилей корпоративных клиентов, можно ограничиться лишь настройками в профиле вашего агентства, а индивидуальные настройки набора предлагаемых финансовых документов для корпоративных клиентов выполнять по мере необходимости.

Для того, чтобы выполнить предварительную настройку, откройте профиль вашего агентства для редактирования. Перейдите на вкладку «Документы». Вы увидите настройки документов.

Далее подробно описываются элементы этой вкладки.

Общие настройки финансовых документов

Эти настройки работают только в профилях агентств. Несмотря на то, что в профилях корпоративных клиентов они также имеются, в профилях клиентов настраивается только набор предлагаемых к формированию документов после нажатия кнопки «Счет» на Панели управления открытого заказа, связанного с профилем этого клиента, а остальные настройки просто игнорируются, даже если вы и выбрали там что-нибудь.

Далее эти параметры описаны более подробно.

Настройки списка типов финансовых документов

Под перечисленными выше настройками находятся настройка списка документов. Эти настройки используются не только в профиле агентства, они могут быть использованы в профилях корпоративных клиентов и профилях подразделений.

• Переключатель «Использовать документ» определяет, будет ли документ предложен в списке.
• Переключатель «Использовать настройки» определяет, будут ли использованы специальные настройки или же настройки из профиля в иерархии выше (см. «#Приоритетность настроек»).
• Кнопка со стрелкой позволяет перейти к настройкам выбранного типа документов (об этом далее).

Дополнительные условия

В данный момент в программе также присутствуют дополнительные условия появления типа документа в списке предлагаемых к формированию финансовых документов.

• Чтобы Акт о выполнении работ, услуг появился в списке, нужно отметить галочкой "Включать сборы" в настройках этого типа документов, а билет должен иметь рассчитанные сборы. В случае формирования этого типа документа для маски возврата, должны присутствовать сборы за возврат.
• Чтобы РКО появилось в списке, маска должна иметь статус «Возврат» с типом ФОП «Наличные».

Приоритетность настроек

Настройки следуют иерархии снизу вверх «Клиент — Подразделение — Агентство». (Если на маске продукта указаны различные агентства в полях «Агентство» и «Субагентство», то вместо агентства в иерархии будет субагентство, указанное на маске. Настройки головного агентства в этом случае полностью игнорируются.)

Это означает следующее:

Если в профиле клиента хотя бы один тип документа отмечен галочкой «Использовать документ», то в заказе к формированию будут предлагаться только те документы, которые были помечены в профиле корпоративного клиента. Если ни один тип документа не отмечен галочкой «Использовать документ», к формированию будет предложен список отмеченных этой галочкой документов из профиля подразделения агентства, привязанного к заказу. Если в профиле подразделения ни один документ не отмечен (или профиля подразделения, связанного с заказом не существует), к формированию будет предложен список типов документов, отмеченных галочкой «Использовать документ» в профиле агентства.

Так же используется и галочка «Использовать настройки». Если в профиле клиента напротив типа документа стоит галочка «Использовать настройки», программа будет использовать настройки, указанные в профиле этого клиента. Если галочка «Использовать настройки» не стоит, но галочка «Использовать документ» стоит, то программа попробует проверить настройки этого типа документа в профиле подразделения. Если они не были найдены, то будут использовать настройки типа документа из профиля агентства.

Галочку «Использовать настройки» имеет смысл использовать только вместе с галочкой «Использовать документ». В другом случае никакого эффекта она не даст.

При этом, так как профиль агентства занимает высшее место в иерархии профилей (касательно финдоков), в профиле вашего агентства для документов, которые вы собираетесь использовать при работе с программой, обязательно должны быть определены какие-либо настройки и выставлена галочка «Использовать настройки». Если галочка «Использовать настройки» в профиле агентства для данного типа документов не выставлена, и не выставлена она также в профилях, находящихся ниже в иерархии, то документ никогда не будет предложен для формирования.

Выставление настроек каждого документа в профиле агентства позволит использовать эти настройки в качестве настроек по умолчанию для корпоративных клиентов, в профилях которых не были определены настройки типов финансовых документов.

Детальные настройки типов финансовых документов

Щелкнув кнопку со стрелочкой рядом с типом документа, можно выполнить настройку для каждого из типов финансовых документов. По щелчку кнопки открывается окно настройки для выбранного типа документов:

Далее эти параметры описаны более подробно.

Вкладка «Основные»

Здесь выполняются основные настройки для данного типа финансовых документов.

Вкладка «Подписи»

На этой вкладке выполняются настройки подписей для выбранного типа финансовых документов. Если шаблон поддерживает несколько подписей, вы можете добавлять их с помощью кнопок .

Для добавления изображения подписи нажмите на прямоугольник справа от списка настроек и выберите нужный файл на диске. Изображение подписи будет использоваться только в том случае, если на вкладке «Основные» проставлена галочка в поле «Использовать факсимиле» и выбранный шаблон поддерживает использование подписи.

Вкладка «Печать»

Здесь можно выбрать изображение печати. Для добавления изображения печати нажмите на прямоугольник и выберите нужный файл на диске. Печать будет использована только в том случае, если выбранный шаблон поддерживает использование печати.

Добавление новых шаблонов

Для того, чтобы добавить новый шаблон в список доступных для выбора шаблонов, используйте меню создания нового объекта. Для этого щелкните кнопку «Создать» на Панели инструментов, в открывшемся окне перейдите в раздел «Шаблоны документов» и выберите «Печатная форма». Введите название для нового шаблона документов в открывшемся окне.

Используя кнопку «Загрузить», вы можете выбрать файл шаблона для данного шаблона финансового документа (для финансовых документов используются файлы формата JasperReport). Кнопка «Выгрузить» позволяет открыть любой шаблон для того, чтобы сохранить его на диск. Кнопка «Сменить иконку» предназначена для шаблонов других документов и в данном случае не используется.

Для того, чтобы созданный вновь шаблон был доступен для выбора в настройках финансовых документов, в списке «Тип» выберите «Накладная в формате Jasper» («РКО в формате Jasper» для типа документа «РКО»).

Чтобы шаблон был доступен для выбора в настройках типов документов в профилях, на вкладке «Метаданные» нужно выбрать параметр «Тип финансового документа» и указать соответствующее название параметра:

• INVOICE для документов типа «Счет»;
• INTERNAL_BILL для документов типа «Внутренняя накладная»;
• TANDARD_BILL для документов типа «Накладная торг 12»;
• CASH_ORDER для документов типа «РКО»;
• ACCEPTANCE_CERTIFICATE для документов типа «Акт о выполнении работ, услуг»;
• INVOICE_DETAILED для документов типа «Детализированный счет»;
• INVOICE_FACTURA_FEES для документов типа «Счет-фактура на сборы»;
• INVOICE_FACTURA для документов типа «Счет фактура».

Если возникла необходимость исправить какой-либо шаблон (например, загрузить обновленную версию печатной формы), все шаблоны документов (не ограничиваясь только финансовыми документами) доступны в списке «Шаблоны документов» в редакторе рабочей области (отображение этого списка уже включено в настройках рабочей области по умолчанию).

Обратите внимание, что если разработчики внесли исправления в какой-либо стандартный шаблон, а вы перед этим заменили файл шаблона в объекте шаблона на свой собственный, перед обновлением убедитесь, что в объекте шаблона проставлена галочка "Не обновлять", которая находится в правом верхнем углу открытого в рабочей области шаблона. В противном случае обновление может привести к нежелательной замене собственного шаблона на обновленный стандартный.

Пакеты финансовых документов

После того, как выполнены настройки документов в профилях, можно переходить к работе с финансовыми документами. Первым этапом к получению финансовых документов в бумажном виде является создание пакета финансовых документов.

Создание пакета финансовых документов

Для того, чтобы создать пакет финансовых документов (для последующей печати или хранения в электронном виде), необходимо открыть нужный заказ в режиме редактирования.

Обратите внимание, что для предотвращения проблем при формировании финансовых документов, должны быть правильно заполнены профили корпоративного клиента и вашего агентства, настроены правила договоров, правильно настроены свойства сборов и скидок, а также сам заказ и продукты не должны иметь ошибок (таких, как, например, отстутствие указания ссылки на агента в формах оплаты продукта или отсутствие привязки заказа к профилю).

Открыв заказ и убедившись, что он не содержит ошибок, щелкните кнопку «Счет». Вы увидите диалоговое окно формирования финансовых документов.

В верхней части окна представлен список продуктов, для которых могут быть созданы финансовые документы. Продукты с ошибками не будут представлены в списке. Исправьте ошибки, чтобы они появились.

Отметьте галочками продукты, для которых должен быть сформирован пакет финансовых документов. Заметьте, что один конкретный продукт может быть включен только в один пакет финансовых документов. Попытка создать другой пакет финансовых документов, куда будет включен данный продукт, вызовет сообщение об ошибке. Если вы хотите сформировать пакет документов заново, включив туда продукт, для которого это выполнялось ранее, необходимо удалить пакет документов для этого продукта. При этом придется удалить и документы для остальных продуктов, которые были включены в этот пакет. Для их восстановления необходимо создать пакет документов заново, включив туда все нужные продукты.

В нижней части окна представлен список типов документов, которые могут быть сформированы для этого заказа (список формируется на основании настроек профилей корпоративного клиента, к которому привязан заказ, и на основании настроек вашего агентства, по описанным ранее в статье принципам приоритетности).

Отметьте галочками необходимые типы финансовых документов.

Убедившись, что все выбрано правильно (финансовые документы затем можно сформировать заново, если какие-то продукты или типы документов были выбраны ошибочно), щелкните кнопку «Продолжить».

Если никаких сообщений об ошибках не возникло в процессе формирования документов, будет создан пакет финансовых документов и откроется вкладка «Финансы» заказа, где можно просмотреть список пакетов финансовых документов и состав каждого пакета.

Каждому пакету документов система автоматически присваивает уникальный номер.

Просмотр и редактирование пакетов финансовых документов

Есть несколько способов открыть пакет документов: непосредственно на вкладке «Финансы» и в списке объектов типа «Финансовые документы».

Чтобы открыть пакет финансовых документов на вкладке «Финансы» связанного заказа, перейдите на эту вкладку и выберите нужный вам пакет документов в списке в левой части вкладки.

Чтобы открыть документ в списке объектов финансовых документов, перейдите к этому списку (если на вашей Панели навигации этого списка нет, создайте новый список в редакторе рабочей области и приментие его к «Финансовые документы») и откройте нужный вам пакет. При открытие пакета вы будете перемещены на вкладку «Финансы» заказа, который содержит этот пакет документов.

Для редактирования доступны лишь некоторые поля пакета финансовых документов. Так, отредактировать список позиций пакетов или типы документов, которые он содержит, невозможно. Для этого необходимо создать пакет документов заново.

Удаление и восстановление пакетов финансовых документов

Чтобы удалить пакет документов, перейдите на вкладку «Финансы» нужного заказа, выберите пакет в списке слева и щелкните кнопку Удалить.

Невозможно восстановить пакет финансовых документов, как и многие другие зависимые объекты, с помощью списка удаленных объектов (также недоступна история модификаций). Таким образом, так как пакеты являются зависимыми от объекта заказа, можно восстанавливать пакеты путем отката к предыдущей версии объекта заказа с помощью истории модификации (подробнее см. Версии документов). Другого способа восстановления удаленных пакетов финансовых документов в данный момент не предусмотрено.

Работа с пакетами финансовых документов

Пакеты финансовых документов являются контейнерами и содержат информацию о позициях финансовых документов в пакете, которые отражаются в финансовых документах (суммы по билетам, сборам и т.п.), о типах документов в этом пакете и т.п.

Список пакетов документов, приложенных к заказу, находится на вкладке «Финансы» этого заказа. Ознакомимся подробнее с тем, какие возможности по работе с финансовыми документами представляет эта вкладка.

Слева на вкладке «Финансы» расположен список пакетов документов по номерам.

Справа расположена информация о выбранном в левом списке пакете документов, включая реквизиты банков, номера счетов, позиции и суммы по ним и т.п. Рассмотрим их детально в нижеследующей таблице.

Название поля	Назначение
Дата	Это поле содержит дату создания пакета документов.
Покупатель	Это поле содержит название профиля корпоративного клиента, к которому привязан этот заказ.
Поставщик	Это поле указывает на профиль поставщика услуг, которые отражаются в пакете финансовых документов.
Номер	Это поле содержит номер пакета документов.
ФОП	Эти два поля содержат названия форм оплат по открытому пакету документов. Разное значение в этих полях означает, что используется смешанная форма оплаты. В данный момент добавлять новые формы оплаты или удалять ненужные из этого списка невозможно.
Аннулирован	Этот флажок используется для того, чтобы пометить открытый пакет документов, как аннулированный.
Тип карты	Это поле содержит название типа пластиковой карты (например Visa или Mastercard), использованной для оплаты сумм по этому пакету финансовых документов.
№ карты	Это поле содержит номер пластиковой карты, использованной для оплаты сумм по этому пакету финансовых документов. Слева от поля расположена кнопка «Значение» , которое позволяет просмотреть и отредактировать номер кредитной карты, если привилегии пользователя позволяют выполнить эту операцию (подробнее см. Права доступа).
Счет	Это поле содержит номер счета вашего агентства. Чтобы здесь был выбран правильный номер счета, необходимо, чтобы в профиле вашего агентства на вкладке «Счета» был хотя бы один счет, а на вкладке «Документы» этот счет был выбран в поле «Счет».

Следом за общей информацией о пакете документов идет таблица «Позиции выставления счета», что содержит информацию о позициях и суммам по ним. Эти позиции отражены в документах пакета.

Таблица содержит указание на тип сервиса, либо же на тип сбора, название услуги, цену услуги, НДС, а также указывает на связанный с этой позицией продукт в заказе (для редактирования списка связанных продуктов, нажмите на эту ячейку в строке нужной позиции). Под таблицей «Позиции выставления счета» показано значение итоговой суммы (включая НДС), которое будет проставлено в финансовых документах.

Обратите внимание, что изменять позиции после того, как пакет финансовых документов был сформирован, невозможно. Для изменения позиций придется удалить пакет документов, а затем создать его заново, проверив, что были выбраны правильные позиции после нажатия кнопки «Счет» на Панели управления.

Далее идет таблица «Финансовые документы», в которой перечислены документы, входящие в выбранный пакет документов: название типа финансового документа, название шаблона для этого документа, номер документа, дата создания документа, название экземпляра сформированной печатной формы документа (щелкните по названию, чтобы перейти к объекту печатной формы документа для ее просмотра и печати, если она была создана для этого документа). Последние два столбца в таблице финансовых документов позволяют соответственно создать печатную форму для отдельного документа (см. ниже) с помощью кнопки и указать, должен ли документ содержать электронную подпись (отмечено по умолчанию в том случае, если в специальных настройках документа в профиле было отмечено «Разрешить использовать подпись и печать»; снимите галочку, чтобы создать форму, где не будут использованы загруженные изображения).

В нижней части находится текстовое поле для добавления пользовательских комментариев к выбранному пакету финансовых документов. Эти комментарии будут доступны только на этой вкладке, то есть, на финансовые документы содержание этого поля не повлияет (это поле аналогично вкладке «Комментарии», которой обладает почти каждый объект).

Операции, доступные на вкладке «Финансы»

Вкладка «Финансы» обладает несколькими специальными кнопками на Панели инструментов. Они предназначены для операций с пакетами финансовых документов.

Заметьте, что на Панели управления списка объектов пакетов финансовых документов («Финансовые документы») доступны операции, не относящиеся к пакетам финансовых документов.

Эти кнопки позволяют выполнять следующие действия:

Кнопка	Название кнопки	Назначение
	Экспортировать финансовые документы в XML	Эта кнопка позволяет создать пакет финансовых документов для продуктов заказа. Подробнее см. статью Импорт и экспорт данных.
	Экспортировать данные платежа	Эта кнопка позволяет экспортировать даннные по пакету документов в файл формата DBF для дальнейшей обработки сторонними программами. Подробности см. в статье Импорт и экспорт данных.
	Напечатать все документы	Эта кнопка позволяет создать печатные формы для всех документов и сразу начать процесс печати на принтере. См. также Отправка документов на печать.
	Удалить	Эта кнопка позволяет удалить открытый пакет финансовых документов. См. также Удаление и восстановление пакетов финансовых документов. Восстановить удаленный пакет документов можно только путем отката версии объекта (подробнен см. Версии документов).

Печатные формы

Все финансовые документы в созданных пакетах финансовых документов могут быть распечатаны. Печать происходит в два этапа — сначала создаются печатные формы документов (являющиеся отдельными объектами, связанными с пакетами финансовых документов), а затем документ можно распечатать на принтере.

Перед тем, как финансовый документ будет распечатан необходимо создать печатную форму этого документа. На печатной форме будут проставлены все нужные значения и оператору нужно лишь удостовериться, что все данные верны, а затем начать печать.

Создание печатной формы

Объект печатной формы сформированного документа заключает в себе саму готовую к печати форму с проставленными значениями. Эти объекты связаны с объектами пакетов финансовых документов, но могут существовать даже после удаления связанного пакета документов. При создании печатной формы в шаблон формы вносятся необходимые значения по позициям, выставленным в пакете.

Чтобы создать печатную форму для одного документа, щелкните кнопку «плюс» в таблице «Финансовые документы» на вкладке «Финансы» нужного вам заказа. Если возникли ошибки, удостоверьтесь, что выбранный тип документа имеет правильный шаблон печатной формы.

Чтобы создать печатные формы для всех документов в пакете, а также сразу отправить эти документы на принтер, щелкните кнопку «Напечатать все документы». После нажатия необходимо подтвердить, что вы желаете создать для документов печатные формы, если таковые еще не были созданы до этого. Обратите внимание, что будет напечатан только один пакет, чтобы напечатать все пакеты финансовых документов в заказе, придется открывать каждый пакет документов и нажимать кнопку «Напечатать финансовые документы».

Будьте осторожны, используя эту кнопку, так как если вы еще не создали печатной формы для документа и, соответственно, не проверили его, то в, случае ошибки в документе, придется распечатывать документ заново после корректировки.

Если вы предпочли сначала создать печатную форму, проверить ее, а затем распечатать финансовый документ, то по щелчку кнопки «плюс» в таблице «Финансовые документы» (столбец «Напечатать») на вкладке «Финансы» заказа, если не возникло никаких ошибок (большая часть ошибок возникает из-за неверно выбранных или несовместимых шаблонов), будет автоматически создан и открыт для просмотра в вашей рабочей области объект печатной формы финансового документа.

Чтобы создать печатную форму повторно, еще раз щелкните кнопку «плюс» в столбце «Напечатать» в строке нужного документа, а затем подтвердите, что вы желаете пересоздать печатную форму.

Просмотр и редактирование печатных форм

Существует два способа открыть объект печатной формы: через вкладку «Финансы» заказа или через список всех документов.

Чтобы перейти к печатной форме из заказа, щелкните по названию файла печатной формы в столбце «Печатная форма» таблицы «Финансовые документы» открытого на вкладке «Финансы» пакета документов заказа.

Чтобы перейти к печатной форме из списка объектов этого типа, перейдите в список «Все документы» (если в вашей Панели навигации этого списка нет, создайте новый список в редакторе рабочей области и примените его к «Все документы»). Помимо объектов печатных форм финансовых документов, в этом списке так же содержатся объекты документов другого типа. Чтобы отфильтровать их, создайте фильтр списка по типу данных (подробности см. в статье «Редактор рабочей области»).

Работа с печатными формами

Рассмотрим, какие возможности предоставляют нам объекты печатных форм финансовых документов. Этот объект имеет только одну вкладку, которая отображается сразу после открытия формы.

В верхней части окна объекта печатной формы расположены технические данные об открытом документе. В таблице ниже описаны доступные поля:

Раздел «Содержимое»

В этой части окна отображается сама печатная форма сформированного печатного документа. С помощью кнопок над окном с формой можно перелистывать страницы документа (количество страниц указано в нижней части, под окном с формой документа), изменять масштаб и т.п. Рассмотрим их подробнее.

Кнопка	Название	Функции
	Сохранить	Эта кнопка позволяет сохранить печатную форму на диск.
	Печать	Эта кнопка отправляет форму на печать.
	Загрузить заново	эта кнопка перезагружает печатную форму.
	Масштабирование	Эти кнопки позволяют масштабировать печатную форму для более комфортного просмотра.

Панель управления объектами печатных форм (как и все объекты типа «Документ») не обладает какими-либо специальными кнопками.

Отправка документов на печать

Существует два способа отправки документов на печать: печать сразу всех документов пакета или же печать отдельного документа.

Чтобы напечатать все документы в пакете, откройте пакет документов (откроется вкладка Финансы связанного заказа) и щелкните кнопку Напечатать все документы.

Чтобы напечатать отдельный документ, откройте объект печатной формы и щелкните кнопку Печать, которая находится среди прочих кнопок над изображением печатной формы. Это вторая кнопка в ряду.

Нажатие любой из этих кнопок запускает процесс печати в операционной системе и дальнейшие действия пользователя зависят от того, какая ОС установлена на компьютере. Обратитесь к вашему системному администратору для получения консультаций.