Работа с финансовыми документами — различия между версиями

Версия 02:21, 26 марта 2013

Mid Office Manager позволяет создавать финансовые документы по заданным шаблонам. Затем эти документы можно использовать для распечатки или в качестве электронных документов.

Отдельные финансовые документы всегда принадлежат к какому-либо объекту пакета документов, который в свою очередь не может существовать отдельно от заказа.

Каждый финансовый документ, для которого была сформирована печатная форма, имеет связанный объект, что содержит эту форму.

Mid Office Manager содержит наиболее часто используемые шаблоны по умолчанию, но также позволяет пользователям загружать свои собственные шаблоны. Загруженные с компьютера пользователя шаблоны переносятся сервером в базу данных программы и становятся доступными для всех операторов вашего агентства.

Перед тем, как начать работать с финансовыми документами, необходимо произвести предварительную настройку.

Далее в этой статье руководства пользователя вы сможете найти инструкции по настройке блока финансовых документов, созданию, удалению и другим операциям с финансовыми документами.

Настройка финансовых документов

Mid Office Manager позволяет ограничить пакет предлагаемых к созданию финансовых документов по корпоративным клиентам (или расширить его), но сначала в профиле агентства необходимо выбрать список типов документов, которые будут использоваться в вашем агентстве, а также выполнить несколько других настроек.

Если программа уже используется в вашем агентстве, а база данных содержит множество профилей корпоративных клиентов, можно ограничиться лишь настройками в профиле вашего агентства, а индивидуальные настройки набора предлагаемых финансовых документов для корпоративных клиентов выполнять по мере необходимости.

Для того, чтобы выполнить предватительную настройку, откройте профиль вашего агентства для редактирования. Перейдите на закладку «Документы». Вы увидите настройки документов.

Рассмотрим элементы, доступные на этой закладке.

Общие настройки финансовых документов

Эти настройки имеют работают только в профилях агентств. Несмотря на то, что в профилях корпоративных клиентов они также имеются, в профилях клиентов настраивается только набор предлагаемых к формированию документов после нажатия кнопки «Счет» на Панели управления открытого заказа, связанного с профилем этого клиента, а остальные настройки просто игнорируются, даже если вы и выбрали там что-нибудь.

Рассмотрим доступные настройки:

Настройки списка типов финансовых документов

Под перечисленными выше настройками находятся настройка списка документов. Эти настройки используются не только в профиле агентства, они могут быть использованы и в профилях корпоративных клиентов.

Для того, чтобы позднее использовать какой-либо документ, необходимо отметить его галочкой слева.

Эти настройки является индивидуальными для каждого профиля и, как говорилось вначале статьи, используется для настройки списка типов документов, предлагаемых к формированию.

Справа от типа документа находится кнопка , позволяющая дополнительно настроить каждый тип документа (об этом далее).

Приоритетность настроек

Перед тем, как мы перейдём к дополнительным настройкам типов документов, разъясним на примере, как взаимодействуют между собой настройки набора предлагаемых финансовых документов, выполненные одновременно в профилях различных типов (корпоративный клиент или агентство; в профилях других типов эти настройки не используются). Представим, что мы пометили в профиле нашего агентства следующие типы документов — «Счёт», «Внутренняя накладная», затем перешли к заказу корпоративного клиента ООО «Вектор». Нажав кнопку счёт, мы увидим в списке доступных типов финансовых документов, которые можно создать для этого заказа, только «Счёт» и «Внутренняя накладная». Открыв профиль ООО «Вектор» в режиме редактирования и перейдя на закладку «Документы», пометим типы документов «РКО», «ПКО», «Счёт», «Детализированный счёт».

Сохранив эти настройки, вернувшись к заказу корпоративного клиента ООО «Вектор» и нажав кнопку «Счёт», мы увидим, что список доступных типов финансовых документов изменился. Теперь для выбора доступны типы документов «РКО», «ПКО», «Счёт», «Детализированный счёт».

Таким образом, если для какого-либо корпоративного клиента был выбран хотя бы один тип документов на закладке «Документы» в профиле этого корпоративного клиента, то для выбора будут доступны лишь выбранные типы, уже без учёта того, что указано в профиле вашего агентства (если затем в профиле корпоративного клиента снять все галочки с типов документов, то при создании финансовых документов для заказов этого клиента вновь будут использованы типы документов, выбранные в профиле вашего агентства).

Детальные настройки типов финансовых документов

Как и настройки списка документов (переключатели слева от названий типа документов), детальные настройки типов документов, выбранные в профиле корпоративного клиента, имеют приоритет над настройками, выполненными для этого же типа документов в профиле агентства.

Нажав кнопку рядом с каким-либо типом документа, выполнить дополнительные настройки для каждого из типов финансовых документов (каждый тип имеет свои отдельные детальные настройки). При нажатии на кнопку открывается окно настроек для выбранного типа документов:

Рассмотрим эти настройки.

Приоритетность специальных настроек

В верхней части окна детальных настроек расположен переключатель «Использовать настройки по умолчанию» или «Использовать специальные настройки».

Стоит разобрать, как работает переключение между использованием детальных настроек по умолчанию и специальных детальных настроек при выполнение их в профилях различного типа. Если вы редактируете детальные настройки типа финансового документа в профиле агентства и выбрали «Использовать настройки по умолчанию», то для этого типа документов будет выбран шаблон по умолчанию, не будет использована подпись (за исключением документов типа «РКО», так как для этого существует отдельная настройка, как было сказано выше), собственные сборы не будут включены, а также не будет рассчитан НДС (кроме документов, где НДС недопустимо не отображать).

Если же мы редактируем настройки типа документов в профиле корпоративного клиента, то они будут перекрывать те же настройки, выбранные для того же типа документов в профиле вашего агентства (даже в том случае, если в профиле клиента не выбран ни один тип документа, а только выполнены детальные настройки для этих типов). Это относится ко всем пунктам, доступном в окне детальных настроек типа финансового документа.

В ситуации же, когда в профиле какого-либо корпоративного клиента выбрано «Использовать настройки по умолчанию» для типа финансового документа, а в профиле агентства для этого типа документов были выполнены специальные настройки, то при формировании финансовых документов для заказов этого корпоративного клиента будут использованы настройки (настройки сборов, подписей и т.п.) из профиля вашего агентства.

Специальные настройки типов финансовых документов

Рассмотрим остальные параметры, доступные для редактирования в окне детализированной настройки типа финансовых документов. Чтобы редактировать эти параметры, необходимо выбрать вверху «Использовать специальные настройки».

Добавление новых шаблонов

Основная статья: Работа с шаблонами

Для того, чтобы добавить новый шаблон в список доступных для выбора шаблонов, используйте меню создания нового объекта. Для этого нажмите кнопку «Создать» на Панели инструментов, в открывшемся окне перейдите в раздел «Шаблоны документов» и выберите «Печатная форма». Введите название для нового шаблона документов в открывшемся окне.

Используя кнопку «Загрузить», вы можете выбрать файл шаблона для данного шаблона финансового документа (для финансовых документов используются файлы формата JasperReport). Кнопка «Выгрузить» позволяет открыть любой шаблон для того, чтобы сохранить его на диск. Кнопка «Сменить иконку» предназначена для шаблонов других документов и в данном случае не используется.

Для того, чтобы созданный вновь шаблон был доступен для выбора в настройках финансовых документов, в списке «Тип» выберите «Накладная в формате Jasper».

Сохраните изменения. Теперь новый шаблон будет доступен для выбора в детальных настройках типов финансовых документов.

Если возникла необходимость исправить какой-либо шаблон (например, загрузить обновлённую версию печатной формы), все шаблоны документов (не ограничиваясь только финансовыми документами) доступны в списке «Шаблоны документов» в редакторе рабочей области (отображение этого списка уже включено в настройках рабочей области по умолчанию).

Пакеты финансовых документов

После того, как выполнены настройки документов в профилях, можно переходить к работе с финансовыми документами. Первым этапом к получению финансовых документов в бумажном виде является создание пакета финансовых документов.

Создание пакета финансовых документов

Для того, чтобы создать пакет финансовых документов (для последующей печати или хранения в электронном виде), необходимо открыть нужный заказ в режиме редактирования.

Обратите внимание, что для предотвращения проблем при формировании финансовых документов, должны быть правильно заполнены профили корпоративного клиента и вашего агентства, настроены правила договоров, правильно настроены свойства сборов и скидок, а также сам заказ и продукты не должны иметь ошибок (таких, как, например, отстутствие указания ссылки на агента в формах оплаты продукта или отсутствие привязки заказа к профилю).

Открыв заказ и убедившись, что он не содержит ошибок, нажмите кнопку «Счёт». Вы увидите диалоговое окно формирования финансовых документов.

В верхней части окна представлен список продуктов, для которых могут быть созданы финансовые документы. Продукты с ошибками не будут представлены в списке. Исправьте ошибки, чтобы они появились.

Отметьте галочками продукты, для которых должен быть сформирован пакет финансовых документов. Заметьте, что один конкретный продукт может быть включён только в один пакет финансовых документов. Попытка создать другой пакет финансовых документов, куда будет включён данный продукт, вызовет сообщение об ошибке. Если вы хотите сформировать пакет документов заново, включив туда продукт, для которого это выполнялось ранее, необходимо удалить пакет документов для этого продукта. При этом придётся удалить и документы для остальных продуктов, которые были включены в этот пакет. Для их восстановления необходимо создать пакет документов заново, включив туда все нужные продукты.

В нижней части окна представлен список типов документов, которые могут быть сформированы для этого заказа (список формируется на основании настроек профилей корпоративного клиента, к которому привязан заказ, и на основании настроек вашего агентства, по описанным ранее в статье принципам приоритетности).

Отметьте галочками необходимые типы финансовых документов.

Убедившись, что всё выбрано правильно (финансовые документы затем можно сформировать заново, если какие-то продукты или типы документов были выбраны ошибочно), нажмите кнопку «Продолжить».

Если никаких сообщений об ошибках не возникло в процессе формирования документов, будет создан пакет финансовых документов и откроется закладка «Финансы» заказа, где можно просмотреть список пакетов финансовых документов и состав каждого пакета.

Каждому пакету документов присваивается системный номер. Подробнее о генерации системных номеров можно узнать в статье «Работа с объектами».

Просмотр и редактирование пакетов финансовых документов

Есть несколько способов открыть пакет документов: непосредственно на закладке «Финансы» и в списке объектов типа «Финансовые документы».

Чтобы открыть пакет финансовых документов на закладке «Финансы» связанного заказа, перейдите на эту закладку и выберите нужный вам пакет документов в списке в левой части закладки.

Чтобы открыть документ в списке объектов финансовых документов, перейдите к этому списку (если на вашей Панели навигации этого списка нет, создайте новый список в редакторе рабочей области и приментие его к «Финансовые документы») и откройте нужный вам пакет. При открытие пакета вы будете перемещены на закладку «Финансы» заказа, который содержит этот пакет документов.

Для редактирования доступны лишь некоторые поля пакета финансовых документов. Так, отредактировать список позиций пакетов или типы документов, которые он содержит, невозможно. Для этого необходимо создать пакет документов заново.

Удаление и восстановление пакетов финансовых документов

Чтобы удалить пакет документов, перейдите на закладку «Финансы» нужного заказа, выберите пакет в списке слева и нажмите кнопку «Удалить» ().

Невозможно восстановить пакет финансовых документов, как и многие другие зависимые объекты, с помощью списка удалённых объектов (также недоступна история модификаций). Таким образом, так как пакеты являются зависимыми от объекта заказа, можно восстанавливать пакеты путём отката к предыдущей версии объекта заказа с помощью истории модификации (подробности см. в статье «Работа с объектами»). Другого способа восстановления удалённых пакетов финансовых документов в данный момент не предусмотрено.

Работа с пакетами финансовых документов

Пакеты финансовых документов являются контейнерами и содержат информацию о позициях финансовых документов в пакете, которые отражаются в финансовых документах (суммы по билетам, сборам и т.п.), о типах документов в этом пакете и т.п.

Список пакетов документов, приложенных к заказу, находится на закладке «Финансы» этого заказа. Ознакомимся подробнее с тем, какие возможности по работе с финансовыми документами представляет эта закладка.

Слева на закладке «Финансы» расположен список пакетов документов по номерам.

Справа расположена информация о выбранном в левом списке пакете документов, включая реквизиты банков, номера счетов, позиции и суммы по ним и т.п. Рассмотрим их детально в нижеследующей таблице.

Название поля	Назначение
Дата	Это поле содержит дату создания пакета документов.
Покупатель	Это поле содержит название профиля корпоративного клиента, к которому привязан этот заказ.
Поставщик	Это поле указывает на профиль поставщика услуг, которые отражаются в пакете финансовых документов.
Номер	Это поле содержит номер пакета документов.
ФОП	Эти два поля содержат названия форм оплат по открытому пакету документов. Разное значение в этих полях означает, что используется смешанная форма оплаты. В данный момент добавлять новые формы оплаты или удалять ненужные из этого списка невозможно.
Аннулирован	Этот флажок используется для того, чтобы пометить открытый пакет документов, как аннулированный.
Тип карты	Это поле содержит название типа пластиковой карты (например Visa или Mastercard), использованной для оплаты сумм по этому пакету финансовых документов.
№ карты	Это поле содержит номер пластиковой карты, использованной для оплаты сумм по этому пакету финансовых документов. Слева от поля расположена кнопка «Значение» , которое позволяет просмотреть и отредактировать номер кредитной карты, если привилегии пользователя позволяют выполнить эту операцию (подробнее см. Права доступа).
Счет	Это поле содержит номер счёта вашего агентства. Чтобы здесь был выбран правильный номер счёта, необходимо, чтобы в профиле вашего агентства на закладке «Счета» был хотя бы один счёт, а на закладке «Документы» этот счёт был выбран в поле «Счёт».

Следом за общей информацией о пакете документов идёт таблица «Позиции выставления счета», что содержит информацию о позициях и суммам по ним. Эти позиции отражены в документах пакета.

Таблица содержит указание на тип сервиса, либо же на тип сбора, название услуги, цену услуги, НДС, а также указывает на связанный с этой позицией продукт в заказе (для редактирования списка связанных продуктов, нажмите на эту ячейку в строке нужной позиции). Под таблицей «Позиции выставления счета» показано значение итоговой суммы (включая НДС), которое будет проставлено в финансовых документах.

Обратите внимание, что изменять позиции после того, как пакет финансовых документов был сформирован, невозможно. Для изменения позиций придётся удалить пакет документов, а затем создать его заново, проверив, что были выбраны правильные позиции после нажатия кнопки «Счет» на Панели управления.

Далее идёт таблица «Финансовые документы», в которой перечислены документы, входящие в выбранный пакет документов: название типа финансового документа, название шаблона для этого документа, номер документа, дата создания документа, название экземпляра сформированной печатной формы документа (щёлкните по названию, чтобы перейти к объекту печатной формы документа для её просмотра и печати, если она была создана для этого документа). Последние два столбца в таблице финансовых документов позволяют соответственно создать печатную форму для отдельного документа (см. ниже) с помощью кнопки и указать, должен ли документ содержать электронную подпись (отмечено по умолчанию в том случае, если в специальных настройках документа в профиле было отмечено «Разрешить использовать подпись и печать»; снимите галочку, чтобы создать форму, где не будут использованы загруженные изображения).

В нижней части находится текстовое поле для добавления пользовательских комментариев к выбранному пакету финансовых документов. Эти комментарии будут доступны только на этой закладке, то есть, на финансовые документы содержание этого поля не повлияет (это поле аналогично закладке «Комментарии», которой обладает почти каждый объект).

Операции, доступные на закладке «Финансы»

Закладка «Финансы» обладает несколькими специальными кнопками на Панели инструментов. Они предназначены для операций с пакетами финансовых документов.

Заметьте, что на Панели управления списка объектов пакетов финансовых документов («Финансовые документы») доступны операции, не относящиеся к пакетам финансовых документов.

Эти кнопки позволяют выполнять следующие действия:

Кнопка	Название кнопки	Назначение
	Экспортировать финансовые документы в XML	Эта кнопка позволяет создать пакет финансовых документов для продуктов заказа. Подробности см. в статье «Импорт и экспорт данных».
	Экспортировать данные платежа	Эта кнопка позволяет экспортировать даннные по пакету документов в файл формата DBF для дальнейшей обработки сторонними программами. Подробности см. в статье «Импорт и экспорт данных».
	Напечатать все документы	Эта кнопка позволяет создать печатные формы для всех документов и сразу начать процесс печати на принтере. См. также #Отправка документов на печать.
	Удалить	Эта кнопка позволяет удалить открытый пакет финансовых документов. См. также #Удаление и восстановление пакетов финансовых документов. Обратите внимание, восстановить удалённый пакет документов можно только с помощью отката версии объекта (подробности см. в статье Работа с объектами).

Печатные формы

Все финансовые документы в созданных пакетах финансовых документов могут быть распечатаны. Печать происходит в два этапа — сначала создаются печатные формы документов (являющиеся отдельными объектами, связанными с пакетами финансовых документов), а затем документ можно распечатать на принтере.

Перед тем, как финансовый документ будет распечатан необходимо создать печатную форму этого документа. На печатной форме будут проставлены все нужные значения и оператору нужно лишь удостовериться, что все данные верны, а затем начать печать.

Создание печатной формы

Объект печатной формы сформированного документа заключает в себе саму готовую к печати форму с проставленными значениями. Эти объекты связаны с объектами пакетов финансовых документов, но могут существовать даже после удаления связанного пакета документов. При создании печатной формы в шаблон формы вносятся необходимые значения по позициям, выставленным в пакете.

Чтобы создать печатную форму для одного документа, нажмите кнопку в таблице «Финансовые документы» на закладке «Финансы» нужного вам заказа. Если возникли ошибки, удостоверьтесь, что выбранный тип документа имеет правильный шаблон печатной формы.

Чтобы создать печатные формы для всех документов в пакете, а также сразу отправить эти документы на принтер, нажмите кнопку «Напечатать все документы» (. После нажатия необходимо подтвердить, что вы желаете создать для документов печатные формы, если таковые ещё не были созданы до этого. Обратите внимание, что будет напечатан только один пакет, чтобы напечатать все пакеты финансовых документов в заказе, придётся открывать каждый пакет документов и нажимать кнопку «Напечатать финансовые документы».

Будьте осторожны, используя эту кнопку, так как если вы ещё не создали печатной формы для документа и, соответственно, не проверили его, то в, случае ошибки в документе, придётся распечатывать документ заново после корректировки.

Если вы предпочли сначала создать печатную форму, проверить её, а затем распечатать финансовый документ, то после нажатия кнопки в таблице «Финансовые документы» (столбец «Напечатать») на закладке «Финансы» заказа, если не возникло никаких ошибок (большая часть ошибок возникает из-за неверно выбранных или несовместимых шаблонов), будет автоматически создан и открыт для просмотра в вашей рабочей области объект печатной формы финансового документа.

Чтобы создать печатную форму повторно, ещё раз нажмите на кнопку в столбце «Напечатать» в строке нужного документа, а затем подтвердите, что вы желаете пересоздать печатную форму.

Просмотр и редактирование печатных форм

Существует два способа открыть объект печатной формы: через закладку «Финансы» заказа или через список всех документов.

Чтобы перейти к печатной форме из заказа, щёлкните по названию файла печатной формы в столбце «Печатная форма» таблицы «Финансовые документы» открытого на закладке «Финансы» пакета документов заказа.

Чтобы перейти к печатной форме из списка объектов этого типа, перейдите в список «Все документы» (если в вашей Панели навигации этого списка нет, создайте новый список в редакторе рабочей области и примените его к «Все документы»). Помимо объектов печатных форм финансовых документов, в этом списке так же содержатся объекты документов другого типа. Чтобы отфильтровать их, создайте фильтр списка по типу данных (подробности см. в статье «Редактор рабочей области»).

Работа с печатными формами

Рассмотрим, какие возможности предоставляют нам объекты печатных форм финансовых документов. Этот объект имеет только одну закладку, которая отображается сразу после открытия формы.

В верхней части окна объекта печатной формы расположены технические данные об открытом документе. В таблице ниже описаны доступные поля:

Раздел «Содержимое»

В этой части окна отображается сама печатная форма сформированного печатного документа. С помощью кнопок над окном с формой можно перелистывать страницы документа (количество страниц указано в нижней части, под окном с формой документа), изменять масштаб и т.п. Рассмотрим их подробнее.

Кнопка	Название	Функции
	Сохранить	Эта кнопка позволяет сохранить печатную форму на диск.
	Печать	Эта кнопка отправляет форму на печать.
	Загрузить заново	эта кнопка перезагружает печатную форму.
	Масштабирование	Эти кнопки позволяют масштабировать печатную форму для более комфортного просмотра.

Панель управления объектами печатных форм (как и все объекты типа «Документ») не обладает какими-либо специальными кнопками.

Отправка документов на печать

Существует два способа отправки документов на печать: печать сразу всех документов пакета или же печать отдельного документа.

Чтобы напечатать все документы в пакете, откройте пакет документов (откроется закладка «Финансы» связанного заказа) и нажмите кнопку «Напечатать все документы» ().

Чтобы напечатать отдельный документ, откройте объект печатной формы и нажмите кнопку , которая находится среди прочих кнопок над изображением печатной формы. Это вторая кнопка в ряду.

Нажатие любой из этих кнопок запускает процесс печати в операционной системе и дальнейшие действия пользователя зависят от того, какая ОС установлена на компьютере. Обратитесь к вашему системному администратору для получения консультаций.