Как пользоваться программой — различия между версиями

Версия 19:20, 18 декабря 2014

Вся информация в Mid Office Manager представлена в виде документов. К типичным примерам документов относятся заказы, профили, комиссии, скидки, сборы, обменные файлы. Чтобы успешно использовать Mid Office Manager, нужно понимать и уметь создавать, редактировать и работать с документами.

Рабочая область (правая панель Mid Office Manager) позволяет работать с документами в одном из двух режимов (см. снимок экрана):

1. Отображение списка документов — документы представлены в виде таблицы. Этот режим служит только для отображения, сортировки, выбора и удаления документов, редактировать документы в этом режиме невозможно.

   

2. Отображение документа — в этом режиме отображается в развернутом виде лишь один документ. Этот режим служит для просмотра детальной информации и редактирования документа.

   

Mid Office Manager позволяет выполнять самые разные операции с документами, и здесь рассказывается об общих принципах создания, открытия и редактирования документов, а также объясняется, что такое списки документов и какие действия доступны в списках документов, а также что можно делать открытым документом.

Создание новых документов

Одни документы создаются только в автоматическом режиме в процессе обработки внешних исходных данных (например, обменных файлов), а другие — только вручную. Часть пользовательских документов может создаваться любым из этих способов.

Много документов в программе создается в автоматическом режиме. Принципы автоматического создания документов разнятся в зависимости от типа документа, с которым ведется работа. Подробности можно найти в соответствующих статьях справки, подробно описывающих принципы работы с конкретными типами документов.

Здесь рассказывается о создании документов вручную. Вот снимок экрана с окном создания нового документа:

Чтобы создать новый документ вручную:

1. Щелкните кнопку Создать (1) на панели инструментов.

   Откроется окно создания нового документа (2). В левой панели окна находится список разделов (3), а в правой части (4) — значки документов в выбранном разделе.

2. Выберите нужный раздел, выберите документ, который надо создать и щелкните кнопку Создать (5) в нижнем правом углу окна создания документа.

   В рабочей области будет открыт вновь созданный документ в режиме редактирования.

3. Определите параметры нового документа и щелчком кнопки Сохранить сохраните его.

Если не сохранить результаты редактирования нового документа, он будет автоматически удален.

Процесс создания некоторых зависимых документов (таких, как пакеты финансовых документов) может отличаться. Подробнее о создании документов особых типов рассказывается в разделах справки, описывающих принципы работы с такими документами.

Работа со списками документов

Списки документов содержат сгруппированные по типу документы в виде таблицы. Все списки документов доступны для просмотра в панели навигации в левой верхней части главного окна программы (подробнее о назначении разных элементов окна программы см. «Как устроено окно программы»).

При выборе списка в панели навигации он открывается в рабочей области, позволяя работать с документами списка.

Строка поиска в правом верхнем углу главного окна программы для поиска (фильтрации) по открытому списку. Если ввести строку поиска и щелкнуть кнопку поиска, в списке останутся только документы, в параметрах которых есть указанная строка поиска.

Заметьте, что введенное в строку поиска значение сохраняется при переключении на другой список — это удобно при поиске по нескольким спискам. Однако это может вызвать и сложности: если не удалить введенный запрос и переключиться на другой список, может показаться, что все или часть документов пропали, — чтобы исправить ситуацию, нужно очистить строку поиска. Чтобы не предотвратить замешательство, не забывайте очищать строку поиска после окончания работы с найденными документами.

Списки с большим количеством документов разбиваются на страницы. Для перехода между страницам списка служат кнопки, расположенные под списком и над панелью инструментов, можно использовать. Чтобы перейти сразу к нужной странице, можно ввести ее непосредственно в поле номера.

Список можно сортировать по выбранному столбцу. Щелкните заголовок столбца в списке, чтобы отсортировать элементы списка по возрастанию значений в этом столбце. Повторный щелчок заголовка меняет порядок сортировки на обратный.

С помощью редактора рабочей области списки можно гибко настраивать в соответствии с конкретными требованиями (подробнее см. «Редактор рабочей области»).

В каждом списке доступен ряд стандартных операций с одним или несколькими выбранными в списке документами (выбрать несколько документов в списке можно щелкая их мышью при нажатой клавише Ctrl или Shift на клавиатуре). Для выполнения операций служат кнопки на панели инструментов. Состав зависит от типа выбранных документов, но любой список обязательно содержит на панели инструментов несколько стандартных кнопок, которые используются для работы с документами всех типов. В таблице описывается назначение этих кнопок.

Значок	Название кнопки	Описание
	Создать	Открывает окно создания нового документа.
	Открыть	Открывает выбранный в списке документ. Если в списке выбрано несколько документов, выбранные документы переносятся на рабочий стол Mid Office Manager в левом нижнем углу, а в рабочей области открывается последний выбранный документ.
	Редактировать	Открывает выбранный документ в режиме редактирования. Если документ уже открыт для редактирования другим пользователем, откроется окно с предупреждением об ошибке (подробнее см. раздел « Работа с открытыми документами»).
	Закрыть все	Закрывает все документы, открытые в данный момент на рабочем столе. Если в какие-то документы были внесены изменения, но не были сохранены, программа предложит пользователю автоматически сохранить изменения.
	Удалить	Удаляет документ. Некоторые документы невозможно удалить с помощью списка (например, пакеты финансовых документов). Некоторые удаленные документы можно восстановить с помощью списка удаленных документов (подробнее см. раздел «Удаление и восстановление документов»).
	Экспортировать в XLS/CSV	Позволяет экспортировать список документов в файл формата XLS или файл формата CSV. Подробнее об импорте и экспорте списков см. «Экспорт списков».
	Развернуть	Разворачивает рабочую область на всю ширину экрана, скрывая рабочий стол и панель навигации. Эта кнопка не относится непосредственно к работе с документами, но ее удобно использовать при работе с продуктами, содержащими большое количество полей.

Работа с открытыми документами

По умолчанию открытый документ доступен только для чтения и просмотра, и его нельзя редактировать. Если надо менять параметры документа, его следует перевести в режим редактирования.

Чтобы открыть документ для редактирования:

1. Выполните одну из следующих операций:
   • Выберите нужный документ в списке щелкните кнопку Открыть.
   • Дважды щелкните нужный документ в списке.
2. Щелкните кнопку Редактировать на панели инструментов.

Любой документ в базе данных агентства доступен для просмотра неограниченному числу пользователей, но чтобы предотвратить одновременное сохранение изменений одного и того же документа несколькими пользователями, в каждый момент времени документ может редактировать только один пользователь — остальным документ доступен только для просмотра и при попытке открыть документ в режиме редактирования остальные пользователи будут получать сообщение об ошибке. В сообщении об ошибке указано, когда и какой пользователь заблокировал документ.

Очень важно по завершении работы с документом не оставлять его в режиме редактирования — нужно либо закрыть документ, либо перевести его в режим только для чтения щелчком кнопки Открыть на панели инструментов.

Список открытых документов доступен в окне рабочего стола в левом нижнем углу главного окна программы. Если в процессе работы с Mid Office Manager вы переключились на иной документ, можно вернуться к любому открытому документу, щелкнув его на рабочем столе Mid Office Manager. Документы в режиме редактирования выделены полужирным шрифтом в списке на рабочем столе.

Для каждого документа доступен ряд стандартных кнопок на панели управления. В таблице перечислены эти стандартные кнопки и описано их назначение.

Значок	Название кнопки	Описание
	Создать	Открывает окно создания нового документа.
	Открыть	Отменяет режим редактирования документа.
	Закрыть	Закрывает документ и убирает его с рабочего стола. После закрытия документа в рабочей области автоматически отображается документ, находящийся в самом верху списка документов на рабочем столе. Если документ находился в режиме редактирования, то при его закрытии режим редактирования документа отменяется и документ становится доступным другим пользователям для редактирования. При закрытии документа с несохраненными изменениями, приложение предлагает автоматически сохранить изменения.
	Редактировать	Переводит документ в режим редактирования.
	Сохранить	Сохраняет изменения как в открытом документе, таки во всех связанных документах.
	Просмотреть версии	Открывает окно просмотра версий документа. Подробности по работе с предыдущими версиями документов см. в разделе «Работа с версиями документов» данной статьи.
	Развернуть	Разворачивает рабочую область на всю ширину экрана, скрывая рабочий стол и панель навигации.

Удаление и восстановление документов

Mid Office Manager позволяет удалять ставшие ненужными документы. Удаленные документы перемещаются в специальный список по имени «Удаленные объекты», из которого их при необходимости можно восстановить. Это позволяет отменить случайное и непреднамеренное удаление документа.

Большая часть зависимых документов не отображается в списке удаленных документов и восстановить их можно только, если родительский документ был удален до удаления зависимого документа, — в этом случае при попытке восстановления будет восстановлен не только зависимый, но и родительский документ, а также все остальные зависимые от него документы. Вместе с тем, не все удаленные документы можно восстановить с помощью списка ««Удаленные объекты»» — особенности удаления и восстановления различных документов описаны в статьях руководства о работе с документами этих типов.

Чтобы удалить один или несколько документов:

1. Откройте список с документами, которые нужно удалить.
2. Выберите в списке документы, которые нужно удалить, и щелкните кнопку Удалить на панели инструментов.

   Некоторые документы невозможно удалить таким образом; подробнее об удалении таких документов см. статьи справки, посвященные работе с этими документам.

Чтобы восстановить один или несколько документов:

1. Отройте список Удаленные документы и выберите документы, которые нужно восстановить..

   Если в панели навигации такого списка нет, создайте его с помощью редактора рабочей области, выбрав в поле «Применить к» список «Удаленные объекты».

2. Выберите документы, которые нужно восстановить.
3. Щелкните кнопку Восстановить.

   После подтверждения восстановленные документы снова будут доступны в соответствующих списках. Восстановленный документ будет автоматически исключен из списка удаленных документов.

При удалении документов теряется история версий, поэтому у восстановленных после удаления документов нет в истории предыдущих версий.

Версии документов

В большинстве документов Mid Office Manager поддерживается история версий (но история версий обычно недоступна для зависимых документов) — Mid Office Manager создает новую версию документа каждый раз при закрытии измененного документа или выходе из режима редактирования.

Сохраненные версии документа можно просматривать, а также откатывать документ к одной из предыдущих версий. В частности, это может потребоваться на случай восстановления корректной версии документа после внесения ошибочных изменений.

Чтобы восстановить предыдущую версию документа:

1. Откройте документ в рабочей области Mid Office Manager.
2. На панели инструментов щелкните кнопку Просмотреть версии.

   Откроется окно Просмотр версий со списком сохраненных версий документов (см. снимок экрана). Для каждой версии указывается дата и время изменения, а также имена пользователей, которые вносили и сохраняли изменения.

   

3. В окне Просмотр версий выберите версию документа и щелкните кнопку Просмотр.

   Предыдущая версия документа будет открыта в рабочей области и ее можно просматривать (но не редактировать), как обычный документ.

4. На панели инструментов щелкните кнопку Восстановить версию.

После восстановления предыдущей версии текущая версия документа удаляется и вместо нее полноценным документом становится выбранная версия. Будьте внимательны при откате документа к прошлой версии, так как откатить можно только весь документ целиком, вместе со всеми зависимыми документами (масками продуктов, пакетами финансовые документов и т. п.). После отката изменений можно вернуться к любой другой версии документа, включая и ту, которая была ранее отменена.

Ссылки по теме

• Как устроено окно программы
• Редактор рабочей области