Финансовые документы (новый клиент)

Материал из Mid Office Manager Help
Перейти к: навигация, поиск


Содержание


Требования

Прежде чем приступать к прочтению данной статьи необходимо ознакомиться со следующими документами:

Введение

В Mid Office Manager имеется возможность создавать некоторые первичные учетные документы. В данном случае речь пойдет о документах типа Счет, Счет-фактура, Накладная и Акт. Первичные документы составляются в момент осуществления хозяйственной операции, и свидетельствуют об их совершении. Агентство обязано создавать первичные документы и осуществлять их хранение в течение определенного времени. Список документов, сопровождающий ту или иную операцию может быть различным. В Mid Office Manager под хозяйственными операциями подразумевается продажа билетов и услуг. Для создания первичных документов, сперва необходимо создать так называемые реализации. Реализация - это специальный документ, отражающий операцию по продаже товаров и услуг. Реализации создаются на основании продуктов. Первичные документы, в свою очередь, создаются на основании реализаций. При формировании первичного документа в Mid Office Manager будет создан объект типа финансовый документ. Для финансового документа предусмотрен инструмент создания его печатной формы.

Реализации

Реализация представляет собой документ, содержащий данные о покупателе и проданных продуктах, которые планируется передать (отгрузить) покупателю. Информация о продуктах в реализации хранится в виде списка элементов реализации. Каждый элемент реализации содержит подробную информацию о товаре: наименование, его стоимость, величину и ставку НДС и пр. Также у элемента реализации есть понятие категория. Категории реализации используются для группировки элементов: одна реализация может содержать элементы лишь одной категории. Стоит заметить, что сам продукт в Mid Office Manager не может быть использован в качестве реализации, т.к. нередко в финансовые документы нужно включить информацию лишь о некой части продукта, например, если нужно выставить счет не на весь продукт целиком, а только на сборы. Реализации доступны для просмотра и редактирования:

InvoiceForFindocsChapter.png

Пользователь также может удалять реализации. При удалении реализации, будут попутно удалены все финансовые документы, созданные на основании данной реализации. Также будут удалены соответствующие элементы реализации. Создание реализаций является частью процесса создания финансовых документов и будет рассмотрено ниже.

Для отображения списка созданных реализаций необходимо в редакторе рабочей области добавить элемент с типом Список и в качестве типа данных для него указать Реализации.

Категории реализаций

Часто бывает необходимым разделять содержимое финансовых документов по определенным критериям. Например, если нужно создавать разные счета для разных типов продуктов: В этом случае необходимо обеспечить создание отдельных реализаций, каждая из которых будет содержать свой набор элементов реализации, соответствующих типу продукта . С этой целью в Mid Office Manager реализован механизм определения и назначения для каждого элемента реализации нужной категории. Идея заключается в том, что если для элементов реализации будут назначены разные категории, они будут автоматически распределены в отдельные реализации. Управление категориями реализовано в виде правил договора. Рассмотрим пример, когда для клиентов необходимо выставлять отдельный счет для страховок и отдельный счет для всех других продуктов. Сперва в справочнике Категории реализации необходимо создать две категории, назовем их, например, Страховки и Другие продукты. Наименования можно давать произвольные, но желательно чтобы они отражали суть категории:

InvoiceRealization.png

Затем, необходимо создать группу правил договора. Для того, чтобы создать группу правил необходимо нажать кнопку Создать на навигационной панели слева, и в появившемся окне в разделе Договоры выбрать пункт Группа правил договора:

ContractRuleGroupCreation.png

В отдельной вкладке откроется редактор правил договора. В разделе Основные параметры нужно указать наименование группы правил, а в разделе Правила добавить непосредственно сами правила, которое будет назначать категорию. Для этого, необходимо нажать кнопку Добавить в верхней части панели и в диалоговом окне выбрать Элементы реализации:

ObjectChoice.png

Внутри вкладки отобразится диалоговое окно редактора правила:

Rule.png

Здесь необходимо указать условия и действия. В качестве условий нужно добавить проверку на тип продукта, а в действиях выбрать созданную ранее категорию реализации. Это правило обеспечивает назначение категории Страховки для всех продуктов с типом Страховка туристическая. Для того, чтобы категория также назначалась для всех других продуктов необходимо добавить еще одно правило:

InsuranceRule.png

Здесь нужно обратить внимание на то, что во втором правиле можно не указывать условие, т.к. если сработает первое правило и назначит категорию Страховки, второе правило применяться уже не будет. Если же первое правило не сработает, второе правило без всяких условий назначит категорию Другие продукты.

Теперь нужно привязать группу правил договора непосредственно к самому договору. Можно это сделать двумя способами. Первый способ подразумевает явную привязку группы правил к договору. Это делается при помощи редактора договора. Второй способ позволяет косвенно назначить эти правила определенной группе договоров или вообще всем договорам сразу. В рамках этого примера, воспользуемся вторым способом и назначим правила всем договорам. Для этого в редакторе группы правил необходимо в разделе Основные параметры установить переключатель Применять ко всем договорам в положение Да:

ContractRuleGroupRealization.png

В силу того, что правила будут применятся в рамках любого договора, категория будет гарантировано назначаться для всех реализаций.

Настройки реализации

При создании реализации, ей назначается номер. Требования к формату номера могут сильно различаться от агентства к агентству. Поэтому в Mid Office Manager предусмотрена возможность управлять тем, как должен выглядеть номер у реализации. Настройки номера расположены в редакторе организации, в разделе Документы. В верхней части раздела расположена панель отвечающая за настройки реализаций:

RealizationNumber.png

Обычно, при формировании очередной реализации требуется увеличить порядковый номер на единицу. Однако, если в Mid Office Manager ведется учет сразу по нескольким агентствам, то они будут иметь единую сквозную нумерацию. Например, если для одного агентства была сформирована реализация с номером 00000001, а затем создана реализация для другого агентства, то она уже будет иметь номер 00000002. Такое поведение не всегда уместно. Если для разных агентств нужно вести нумерацию независимую друг от друга, нужно в поле Нумеровать по выбрать критерий, по которому будет соблюдаться уникальность номеров. В качестве критериев доступны следующие варианты:

  • Агентство - нумерация будет независима по агентствам
  • Контракт - нумерация будет независима по контрактам

Значение Контракт нужно использовать когда в рамках агентства необходимо соблюдать уникальность номера еще и по контрагентам. Второе поле Период нумерации отвечает за то, нужно ли сбрасывать нумерацию по окончанию указанного периода. Например, если требуется каждый год начинать нумерацию заново. В качестве периода доступны значения Год и Месяц.
В поле Формат номера указывается шаблон, по которому будет сформирован итоговый номер. При задании формата доступны следующие ключевые слова:

Наименование Тип Описание
date Дата Дата реализации
number_generate Число Сгенерированный номер реализации
category Строка Категория реализации


Например, если для реализации каждый раз требуется назначать следующий номер имеющий 10 знаков (с ведущими нулями), формат будет выглядеть так:

{id=number_generate|pattern=0000000000}

Более сложный пример: в конце номера необходимо еще вставить год из даты реализации, отделенный от номера символом - (тире). В этом случае, в качестве формата можно указать значение:

{id=number_generate|pattern=0000000000}-{id=date|pattern=yyyy}

Подробнее о том, как работать с форматом см. статью Структура формата.

Настройки финансовых документов

При формировании финансовых документов им также могут назначаться номера. Если шаблон для номера прописан в настройках, номер будет генерироваться в соответствии с указанным шаблоном. Если шаблон не указан - номер не будет генерироваться вообще. Таким образом, если генерация номера не нужна, просто шаблон для номера нужно оставить пустым. Для финансовых документов доступны настройки номера аналогичные настройкам реализации. При этом для каждого типа документа можно назначить свой собственный формат номера. Настройки же Нумеровать по и Период нумерации действуют на все типы документов сразу. Помимо этого, у финансовых документов есть дополнительная настройка Тип нумерации:

DocumentNumeration.png

Тип нумерации может иметь два значения:

  • Сквозная - нумерация будет независима для каждого типа документа
  • Пакетная - нумерация будет единая для каждого набора документов, выставляемых за один раз

Рассмотрим последний вариант подробнее. Например, для клиента нужно было сформировать несколько документов, Счет и Счет-фактуру. При создании, им обоим был назначен номер 0001. Затем возникла необходимость сформировать еще один набор документов, например, Счет, Счет-фактуру и Накладную. В этот раз им всем будет назначен номер 0002. Здесь нужно обратить внимание, что номер 0001 для накладной будет пропущен, т.к. в первом наборе (пакете) документов она не участвовала. Формат номера определятся в настройках конкретного документа. Для этого, нужно нажать ссылку Настройки напротив нужного типа документа и в появившемся диалоговом окне указать требуемое значение в поле Формат номера:

NumberFormat.png

При задании формата доступны следующие ключевые слова:

Наименование Тип Описание
date Дата Дата документа
number_generate Число Сгенерированный номер документа

Помимо формата номера, для финансовых документов доступно множество настроек предназначенных для печатной формы.

Создание финансовых документов

Создание финансовых документов включает в себя два этапа. Первый этап - создание реализаций на основании продуктов. Второй этап - создание финансовых документов на основании реализаций. Изначально задумывалось, что будет возможность производить эти действия независимо, но для простоты пользования было принято решение объединить эти два этапа в одно действие. Инициировать создание документов можно из редактора заказа или со списка всех продуктов, нажав кнопку Финансовые документы на панели инструментов справа:

Tools.png

Внутри вкладки будет отображено диалоговое окно создания финансовых документов. В первом случае, в список продуктов будут включены все продукты заказа, во втором случае - все продукты, выбранные на списке:

ProductChoice.png

В верхней части панели, в разделе Типы, необходимо отметить требуемые типы документов. В разделе Продукты можно указать какие продукты должны быть включены в финансовые документы.

Нужно понимать, что при выборе продуктов они могут отражать взаимоотношения разных организаций или отношения, обслуживаемые разными договорами. В этом случае система автоматически распределит продукты по разным пачкам и для каждой пачки будут создан независимый набор реализаций и финансовых документов. Это логично, т.к. нельзя, например, создать единый счет для двух разных контрагентов. Вместо этого будет создано два счета для каждого из контрагентов в отдельности.

При успешном завершении процесса в Mid Office Manager будут автоматически открыты вкладки для всех созданных финансовых документов и реализаций.

Финансовые документы

Финансовый документ представляет собой первичный учетный документ и содержит в себе всю необходимую информацию, чтобы соответствовать требованиям к первичным документам. Финансовый документ, среди прочих реквизитов, содержит набор реализаций, на основании которых он был сформирован, и, как следствие, набор соответствующих ему элементов реализаций. Все связанные документы отражаются в редакторе финансового документа:

FindocsEditor.png

Для отображения списка созданных финансовых документов необходимо в редакторе рабочей области добавить элемент с типом Список и в качестве типа данных для него указать Финансовые документы (новый).

Для финансового документа можно создать печатную форму. Создание печатной формы требует, чтобы в настройках финансовых документов для требуемого типа документа был выбран файл с шаблоном печатной формы. Он указывается в поле Шаблон. Изначально Mid Office Manager предлагает на выбор стандартный набор шаблонов для всех типов финансовых документов. Тем не менее, пользователи могут создавать и использовать свои собственные шаблоны. В Mid Office Manager используются шаблоны формата Jasper. Чтобы создать печатную форму, необходимо нажать копку Создать печатную форму на панели инструментов справа:

Tools2.png

По завершении процесса в нижней части редактора финансового документа в разделе Печатная форма будет отображена печатная форма:

InvoiceEditor.png

Ее можно отправить на печать или выгрузить в файл используя различные форматы. Например, можно выгрузить документ в файл формата PDF. Для удобства, имеется также возможность создания PDF файла путем простого перетаскивания содержимого из зоны перетаскивать PDF в нужную папку.

Личные инструменты
Пространства имён

Варианты
Действия
Навигация
Печать/экспорт
Инструменты