Учет остатков (новый клиент)

Материал из Mid Office Manager Help
Перейти к: навигация, поиск


Содержание


Требования

Прежде чем приступать к прочтению данной статьи необходимо ознакомиться со следующими документами:

Введение

В Mid Office Manager есть возможность контролировать остатки наличных денег. Под остатками подразумевается наличные средства, которые агенты, по завершении своей смены, оставляют на рабочем месте с целью передачи их следующей смене. Делается это для того, чтобы следующая смена начинала свою работу уже имея на руках какую то наличность для размена и выдачи сдачи. Для нормального функционирования учета остатков требуется строгое соблюдение регламента по ведению логов рабочего времени. Остатками манипулировать могут только работники с ролью Агент. Каждый раз когда агент заступает на смену, он должен принять полностью остаток от предыдущей смены. По завершении своей смены, он формирует отчет агента и фиксирует его. В момент фиксации отчета, агент обязан подтвердить текущую сумму наличных средств в его распоряжении. Эта сумма целиком будет передана в качестве остатка следующей смене.

Настройки плана счетов

Для контроля учета остатков используются транзакции, создаваемые на специальных счетах. Для того, чтобы активизировать эти счета необходимо в настройках плана счетов агентства включить группу счетов Остатки. В качестве субконто достаточно подключить Агент и Рабочее место:

Balance system settings.png

Схема движения средств

Для учета остатков введен дополнительный набор счетов, образующих отдельную подсистему, которая никак не пересекается с общей схемой движения средств. На этих счетах происходит движение исключительно наличных средств, находящихся в зоне ответственности агентов. Как и общая схема движения средств, данная схема также является сквозной. Это означает что у нее есть счет для "входа" средств в систему и счет для "выхода" средств из системы. Счет для "входа" средств называется Остатки - Покупатель, а для "выхода" - Остатки - Касса. Средства должны проделать путь от первого счета ко второму. Это логично, ведь все наличные средства агенты получают от покупателя и, в итоге, эти средства должны быть переданы в кассу. Для всех счетов в данной подсистеме доступны субконто, следовательно по каждому из счетов можно вести аналитику:

Balance scheme.png

Рассмотрим жизненный цикл средств в рамках одной смены агента. Когда агент заступает на смену, система, первым делом, определяет сумму наличных средств, оставленных прошлой сменой. Для этого подсчитывается баланс счета Остатки - Сейф. Агент подтверждает фактическое наличие данной суммы на рабочем месте и создается транзакция, изменяющая счет Остатки - Агент: со счета Остатки - Сейф средства "уходят" на счет Остатки - Агент. Если говорить точнее, баланс счета Остатки - Сейф должен уменьшится, а баланс счета Остатки - Агент - увеличиться. Здесь нужно обратить внимание на один нюанс. Баланс счета можно изменить двумя способами. изменив дебет счета, либо изменив кредит счета. В данном случае, уменьшение счета Остатки - Сейф производится по дебету (а не по кредиту), а увеличение счета Остатки - Агент - по кредиту (а не по дебету). Представим, что на счете Остатки - Сейф есть одна транзакция:

Описание Дебет Кредит
Передача остатка (Иванов) 12500 0

Эта транзакция отражает остаток, который оставила прошлая смена. Текущий баланс счета, при этом, составляет 12500. В начале новой смены, при принятии остатка, агенту предложат "забрать" 12500 со счета Остатки - Сейф. После подтверждения, будет сформирована еще одна транзакция:

Описание Дебет Кредит
Передача остатка (Иванов) 12500 0
Принятие остатка (Петров) -12500 0

Как видно из таблицы, эта транзакция, как и предыдущая, также изменила дебет, но, в отличие от предыдущей транзакции, она имеет отрицательное значение. Если теперь подсчитать баланс на счете Остатки - Сейф, то он стал равен нулю. Это означает что все деньги из сейфа были переданы агенту и теперь он ответственен за эти деньги. Одновременно с этим посмотрим на счет Остатки - Агент:

Описание Дебет Кредит
Принятие остатка (Петров) 0 -12500

Видно, что транзакция с отрицательным значением изменила кредит. Если подсчитать баланс этого счета, то получится 0 - (-12500) = 12500. Увеличение баланса произошло по кредиту. Просматривая баланс счета Остатки - Агент в любой момент можно узнать сколько наличных средств имеется в распоряжении у агентов. А воспользовавшись субконто Агент или Рабочее место, можно узнать сколько наличных средства числится за каждым конкретным рабочим местом или агентом.

Далее, агент в рамках своей смены произвел выписку двух авиа билетов и получил за них оплату в виде наличных. В Mid Office Manager будет сформировано два заказа, каждый из которых приведет к автоматическому созданию транзакций влияющих на счет Остатки - Агент: со счета Остатки - Покупатель средства "уходят" на счет Остатки - Агент. При этом на счете Остатки - Агент увеличивается дебет:

Описание Дебет Кредит
Принятие остатка (Петров) 0 -12500
А/Б 1234567890 Продажа 45000
А/Б 1234567891 Продажа 27500

Подсчитав баланс видно, что в распоряжении агента количество наличных средств увеличилось и стало теперь равным 72500 - (-12500) = 85000.

В конце своей смены агент обязан сформировать отчет агента и зафиксировать его. При фиксации отчета, система подсчитывает текущее значение наличных средств у агента и предлагает агенту подтвердить фактическое наличие у него этой суммы. После этого формируется транзакция влияющая на счет Остатки - Агент: со счета Остатки - Агент все средства полностью "уходят" на счет Остатки - Сейф. Эта транзакция означает передачу текущего остатка следующей смене:

Описание Дебет Кредит
Принятие остатка (Петров) 0 -12500
А/Б 1234567890 Продажа 45000
А/Б 1234567891 Продажа 27500
Передача остатка (Петров) 0 85000

Баланс счета Остатки - Агент, при этом, стал равен нулю, а баланса счета Остатки - Сейф стал равен 85000:

Описание Дебет Кредит
Передача остатка (Иванов) 12500 0
Принятие остатка (Петров) -12500 0
Передача остатка (Петров) 85000

Следующая смена, впоследствии, примет данный остаток и повторит описанные шаги, затем следующая смена и т.д.

Передача денег

Как отмечалось в предыдущем разделе, наличные средства должны пройти путь от счета Остатки - Покупатель до счета Остатки - Касса. Однако, в приведенном там же примере они закончили свой путь на счете Остатки - Сейф. Более того, очевидно, что подобным образом количество денежных средств в системе будет постоянно возрастать. Чтобы "вывести" деньги из системы предназначена операция передачи денег. В какой-то момент ответственное лицо должно принять решение, что у агента нужно изъять часть денежных средств и передать их в кассу. Передачу денег может производить только при открытой смене, когда наличные средства находятся у агента. Для создания передачи денег нужно нажать кнопку Создать на навигационной панели слева, и в появившемся окне в разделе Финансы выбрать пункт Передача денег:

EncashmentButton.png

Затем, в диалоговом окне, которое отобразится на экране, необходимо указать сумму передаваемых наличных денег и комментарий:

EncashmentWindow.png

По завершении будет создана транзакция, которая влияет на счет Остатки - Агент: со счета Остатки - Агент средства "уходят" на счет Остатки - Касса. Представим, что до передачи денег на счете Остатки- Агент были такие транзакции:

Описание Дебет Кредит
Принятие остатка (Иванов) 0 -30000
А/Б 1234567890 Продажа 45000
А/Б 1234567891 Продажа 39000

Баланс счета Остатки - Агент при этом был равен 84000 - (-30000) = 114000. Затем было принято решение изъять у агента денег на сумму 100000. После передачи денег, транзакции на счете Остатки - Агент будут выглядеть так:

Описание Дебет Кредит
Принятие остатка (Иванов) 0 -30000
А/Б 1234567890 Продажа 45000
А/Б 1234567891 Продажа 39000
Передача денег (Иванов) 0 100000

Снова подсчитав баланс видно, что в распоряжении агента осталось 114000 - 100000 = 14000.

Отчет агента

Перед завершением своей смены агент должен составить отчет агента и передать его на проверку ответственному лицу. В отчете агента фиксируется остаток средств на начало и конец смены, все движения наличных средств, а также передачи денег произведенные за время смены агента.

Агент волен пересоздавать отчет агента несколько раз в течение смены. Как правило, это делается для самоконтроля, с целью убедится что денежные средства, находящиеся в его распоряжении соответствуют расчетной сумме. По завершении своей работы агент должен создать финальный вариант отчета агента и зарегистрировать его. Для регистрации отчета необходимо в редакторе отчета нажать кнопку Зарегистрировать данные отчета на панели инструментов справа:

ReportRegistration.png

Внутри вкладки будет отображено диалоговое окно регистрации:

SummRegistration.png

Агент должен убедиться, что сумма денежных средств в его распоряжении соответствует значению, указанному в поле Расчетная сумма. При этом, в поле Фактическая сумма агент обязан внести реальное значение своих денежных средств. Если никаких нештатных ситуаций за время смены агента не возникло, суммы будут равны.

Бывают ситуации, когда отчет агента уже зарегистрирован, но возникла необходимость его пересоздать. Например, агент не заметил, что какой-то продукт не попал в отчет или в каком-то продукте указана неверная форма оплаты. Отчет можно разрегистрировать. Для этого предназначена кнопка Разрегистрировать данные отчета на панели инструментов справа:

Unreg.png

После разрегистрации отчета и устранения всех ошибок, отчет нужно повторно зарегистрировать.

Коррекция

В процессе работы агента могут происходить разные непредвиденные ситуации. Одна из таких ситуаций заключается в том, что расчетная сумма наличных средств может не соответствовать фактической сумме средств у агента. Подобная ситуация может произойти в двух случаях. Рассмотрим каждый из них в отдельности.

    1. Агент заступает на свою смену и принимает остаток от прошлой смены, однако заявленная сумма не соответствует сумме средств, которую агент обнаружил на своем рабочем месте. Например, расчетный остаток, который должен принять агент, равен 56000, а по факту агент на рабочем месте имеет лишь 49000. Что в таких ситуациях должен делать агент? При принятии остатка агент в строке Остаток по рабочему месту в поле Фактический должен изменить сумму, указав реальную сумму средств, которая имеется на рабочем месте:

      ShiftOpen.png

      При старте смены, в случае если расчетный остаток отличается от фактического остатка, помимо транзакции принятия остатка, будет также создана транзакция коррекции. Вот так будут выглядеть транзакции на счете Остатки - Сейф:

      Описание Дебет Кредит
      Передача остатка (Иванов) 56000 0
      Принятие остатка (Петров) -49000 0
      Коррекция (Иванов) -7000

      Если посчитать баланс счета, то он стал равен нулю. Это значит что на счете Остатки - Сейф средств не осталось, они полностью "ушли" со счета. Но в отличии от описанных ранее примеров, на счет Остатки - Агент "ушла" лишь часть суммы - 49000, т.е. та сумма, которую агент указал при принятии остатка. Разница же "ушла" на счет Остатки - Коррекция:

      Описание Дебет Кредит
      Коррекция (Иванов) 0 -7000

      Здесь нужно обратить внимание на то, что у транзакции коррекции в качестве субконто будут указаны данные предыдущей смены. Это нужно для того, чтобы акцентировать внимание проверяющего, на то что сумма, оставленная предыдущей сменой, была некорректна, т.к. скорее всего, это их ошибка, а не принимающего смену агента.

    2. Агент завершает свою смену и при фиксации отчета агента понимает, что расчетная сумма наличных средств отличается от фактической суммы в его распоряжении. Причин этому может быть масса: неверно произвел оплату, ошибся при выдаче сдачи и пр. При завершении своей смены этот факт также нужно зафиксировать в виде коррекции. В данном случае, агент при фиксации отчета в поле Фактический остаток должен внести сумму которая по факту есть у него в наличии:

      RegReport.png

      Представим, что на счете Остатки - Агент есть такие транзакции:

      Описание Дебет Кредит
      Принятие остатка (Иванов) 0 -70000
      А/Б 1234567890 Продажа 72000
      А/Б 1234567891 Продажа 26000

      Если подсчитать баланс этого счета то получается 98000 - (-70000) = 168000. Однако, агент в наличии имеет лишь 164000. После фиксации отчета транзакции будут выглядеть так:

      Описание Дебет Кредит
      Принятие остатка (Иванов) 0 -70000
      А/Б 1234567890 Продажа 72000
      А/Б 1234567891 Продажа 26000
      Передача остатка (Иванов) 164000
      Коррекция (Иванов) 4000

      Баланс счета Остатки - Агент стал равен нулю. При этом фактическая сумма "ушла" на счет Остатки - Сейф, а сумма недостающих средств "ушла" на счет Остатки - Коррекция:

      Описание Дебет Кредит
      Коррекция (Петров) 4000 0

      В отличие от предыдущего примера, при создании транзакции коррекции, в качестве субконто будут использованы данные агента текущей смены, т.к. скорее всего это его ошибка.

      В обоих случаях, разница между расчетной суммой и фактической суммой ложится на счет Остатки - Коррекция. В дальнейшем, проверяющий должен будет разобраться с ситуациями, которые привели к появлению коррекций, и каким-то образом обеспечить компенсацию разницы. Делается это путем ручного создания транзакции.

      Важно понимать, что коррекция должна производится не только при недостаче средств, но и при их излишке. Например, в случае если во время принятия остатка от предыдущей смены агент обнаружил средства на сумму превышающую расчетную.

Личные инструменты
Пространства имён

Варианты
Действия
Навигация
Печать/экспорт
Инструменты