Платежные документы
Содержание |
Требования
Прежде чем приступать к прочтению данной статьи необходимо ознакомиться со следующими документами:
Введение
В Mid Office Manager имеется возможность создавать некоторые первичные учетные документы. В данном случае речь пойдет о документах типа РКО (расходный кассовый ордер) и ПКО (приходный кассовый ордер), а также Списание с расчетного счета и Поступление на расчетный счет. Первичные документы составляются в момент осуществления операций с денежными средствами. Агентство обязано создавать первичные документы и осуществлять их хранение в течение определенного времени. На самом деле, последние два документа не являются первичными документами учета, но они, как правило, являются производными другого первичного документа - платежного поручения. В Mid Office Manager нет возможности создавать платежные поручения, однако для контроля за движением безналичных средств необходимо фиксировать списания и поступления на расчетный счет. При формировании указанных документов в Mid Office Manager будет создан объект типа платежный документ. Для платежного документа предусмотрен инструмент создания его печатной формы.
Настройки платежных документов
При создании платежного документа, ему назначается номер. Требования к формату номера могут сильно различаться от агентства к агентству. Поэтому в Mid Office Manager предусмотрена возможность управлять тем, как должен выглядеть номер у платежного документа. Настройки номера расположены в редакторе организации, в разделе Документы. В нижней части раздела расположена панель отвечающая за настройки платежных документов:
Обычно, при формировании очередного платежного документа требуется увеличить порядковый номер на единицу. Однако, если в Mid Office Manager ведется учет сразу по нескольким агентствам, то они будут иметь единую сквозную нумерацию. Например, если для одного агентства был сформирован РКО с номером 00000001, а затем создан РКО для другого агентства, то он уже будет иметь номер 00000002. Такое поведение не всегда уместно. Если для разных агентств нужно вести нумерацию независимую друг от друга, нужно в поле Нумеровать по выбрать критерий, по которому будет соблюдаться уникальность номеров. В качестве критериев доступны следующие варианты:
- Агентство - нумерация будет независима по агентствам
- Касса - нумерация будет независима по кассам
Значение Касса нужно использовать когда в рамках агентства необходимо соблюдать уникальность номера еще и по кассам. Второе поле Период нумерации отвечает за то, нужно ли сбрасывать нумерацию по окончанию указанного периода. Например, если требуется каждый год начинать нумерацию заново. В качестве периода доступны значения Год и Месяц.
Формат номера определятся в настройках конкретного документа. Для этого, нужно нажать ссылку Настройки напротив нужного типа документа и в появившемся диалоговом окне указать требуемое значение в поле Формат номера:
В поле Формат номера указывается шаблон, по которому будет сформирован итоговый номер. При задании формата доступны следующие ключевые слова:
Наименование | Тип | Описание |
---|---|---|
date | Дата | Дата платежного документа |
number_generate | Число | Сгенерированный номер платежного документа |
Например, если для платежного документа каждый раз требуется назначать следующий номер имеющий 10 знаков (с ведущими нулями), формат будет выглядеть так:
{id=number_generate|pattern=0000000000}
Более сложный пример: в конце номера необходимо еще вставить год из даты платежного документа, отделенный от номера символом - (тире). В этом случае, в качестве формата можно указать значение:
{id=number_generate|pattern=0000000000}-{id=date|pattern=yyyy}
Подробнее о том, как работать с форматом см. статью Структура формата.
Помимо формата номера, для платежных документов доступно множество настроек предназначенных для печатной формы.
Создание платежных документов
Как правило необходимость создания платежных документов возникает в рамках какого-то процесса и не требует явной инициативы от пользователя. Документы типа Списание с расчетного счета и Поступление на расчетный счет вообще создаются в автоматическом режиме при обработке данных из 1С. Тем не менее, в Mid Office Manager есть возможность создать любой платежный документ полностью в ручном режиме. Для этого необходимо нажать кнопку Создать на навигационной панели слева, и в появившемся окне в разделе Финансы выбрать пункт отвечающий за нужный тип документа, например РКО:
В следующих разделах рассмотрим каждый тип документа в отдельности. Для отображения списка созданных платежных документов необходимо в редакторе рабочей области добавить элемент с типом Список и в качестве типа данных для него указать Платежные документы.
РКО
Расходный кассовый ордер - первичный учетный документ кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации. При создании РКО в зависимости от выполняемой кассиром операции ему нужно указать тип:
В качестве типа доступно три значения:
- Возврат - выдача денег покупателю в случае оформления возврата услуги
- Выдача денег - выдача денег под отчет
- Инкассация в банк - выдача денег инкассатору для передачи в банк
Также нужно указать сумму к выдаче, дату операции и выбрать агентство в рамках которого оформляется РКО. В поле Кассир необходимо указать физическое лицо, которое производит выдачу. Выдавать деньги может главный бухгалтер, бухгалтер или другой работник, определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером или сам руководитель. В поле Выдать нужно указать кому выданы деньги. Если в Mid Office Manager нет профиля, соответствующего нужному лицу, его ФИО вводится в поле ФИО. Чтобы РКО полностью соответствовал требованиям установленной формы нужно указать основание по которому производится выдача денег. Для этого предназначено поле Основание. Также, в поле По необходимо указать наименование и полные реквизиты документа физического лица по которому ему выдаются деньги.
ПКО
Приходный кассовый ордер - первичный учетный документ кассовых операций, по которому производится прием наличных денежных средств в кассу организации. При создании этого документа, по аналогии с РКО, также нужно указывать тип, который зависит от выполняемой кассиром операции:
В качестве типа доступно два значения:
- Оприходование кассы - сдача наличной выручки из кассы по итогам рабочей смены
- Принятие денег - возврат подотчетных денег
Помимо типа документа, нужно также указать вносимую в кассу сумму, дату операции и выбрать агентство в рамках которого оформляется ПКО. В поле Кассир необходимо указать физическое лицо, которое принимает деньги. Принимать деньги может главный бухгалтер, бухгалтер или другой работник, определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером или сам руководитель. В поле Принято от нужно указать от кого получены денежные средства. Если в Mid Office Manager нет профиля, соответствующего нужному лицу, его ФИО вводится в поле ФИО.
По установленной для ПКО форме, в поле Основание необходимо также указать основание по которому в кассу вносятся денежные средства.
Списание с расчетного счета
Списание с расчетного счета - документ, отражающий списание безналичных денежных средств с расчетного счета организации. При создании документа нужно указать сумму списания, дату операции и в поле Договор указать договор, по статье которого производится списание. При выборе договора будут автоматически заполнены поля Агентство и Контрагент:
Как правило, списания с расчетного счета не заносятся в ручном режиме, а создаются автоматически при обработке данных из 1С.
Поступление на расчетный счет
Поступление на расчетный счет - документ, отражающий поступление безналичных денежных средств на расчетный счет организации. Структура документа аналогична документу списания:
Поступления на расчетный счет также создаются автоматически при обработке данных из 1С.
Создание печатной формы
Для платежных документов имеется возможность создания печатной формы. В силу того, что списание и поступление на расчетный счет фиксируются постфактум, при обработке данных из 1С, необходимость печатной формы для этих документов отсутствует. Для печати РКО и ПКО предусмотрены шаблоны в соответствии с установленной законодательством формой. Например, в России для РКО предусмотрена форма КО-2 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"), для ПКО - КО-1 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации")
Создание печатной формы требует, чтобы в настройках платежных документов для требуемого типа документа был выбран файл с шаблоном печатной формы. Он указывается в поле Шаблон. В Mid Office Manager используются шаблоны формата Jasper. Чтобы создать печатную форму, необходимо нажать копку Создать печатную форму на панели инструментов справа:
По завершении процесса в нижней части редактора платежного документа в разделе Печатная форма будет отображена печатная форма:
Ее можно отправить на печать или выгрузить в файл используя различные форматы. Например, можно выгрузить документ в файл формата PDF. Для удобства, имеется также возможность создания PDF файла путем простого перетаскивания содержимого из зоны перетаскивать PDF в нужную папку.
Транзакции
В силу того ,что платежные документы отражают реальные движения денежных средств, они являются источником для создания транзакций. В зависимости от вида и типа документа при создании транзакций будут задействованы разные счета.
Сперва рассмотрим документы списание и поступление на расчетный счет. При создании списания с расчетного счета, в контексте агентства, указанного в документе, будут созданы транзакции влияющие на счета Банк и Поставщик (для отношений в рамках договора с поставщиком) или Покупатель и Банк (для отношений в рамках договора с субагентом или клиентом). При создании пополнения расчетного счета - схема идентичная, но суммы будут иметь обратный знак, это означает что движение денег производится в противоположном направлении. Например, организация хочет произвести оплату в счет погашения задолженности перед поставщиком. Это означает что с расчетного счета организации деньги должны уйти ее поставщику. В данном случае должен быть создан документ списания с расчетного счета, в котором в качестве агентства нужно указать организацию, а контрагентом будет выступать поставщик. Соответственно, и указанный договор будет иметь тип договора с поставщиком. Транзакция, созданная на основании этого документа будет влиять на счета Банк и Поставщик. На счете Банк мы увидим изменение по кредиту:
Описание | Дебет | Кредит |
---|---|---|
Списание с Р/С №000012 | 150000 |
А на счете Поставщик эта же транзакция приводит к изменению по дебету:
Описание | Дебет | Кредит |
---|---|---|
Списание с Р/С №000012 | 150000 |
Теперь рассмотрим все типы РКО и ПКО. Ниже указаны счета которые задействованы при создании каждого из видов ордеров:
Документ | Счет (кредит) | Счет (дебет) |
---|---|---|
РКО -Выдача денег | Касса | Трансфер |
РКО - Инкассация в банк | Касса | Банк |
ПКО - Оприходование кассы | Кассовый аппарат | Касса |
ПКО - Принятие денег | Касса | Трансфер |
Здесь нужно обратить внимание, что РКО с типом Выдача денег и ПКО с типом Принятие денег используют одни и те же счета, но суммы у транзакций будут иметь разные знаки. В первом случае сумма будет положительная, во втором - отрицательная. Счет Трансфер можно рассматривать как некий аналог счета Деньги в пути из бухгалтерских систем.
Как можно заметить, в таблице выше, не представлен РКО с типом Возврат. Дело в том, что транзакция, отражающая движение денег при оформлении возврата услуги, создается на основании заказа, который содержит продукт со статусом Возврат. РКО в данном случае не используется в качестве источника для создания транзакции.