Логи рабочего времени

Материал из Mid Office Manager Help
Перейти к: навигация, поиск


Содержание


Требования

Для прочтения данной статьи ознакомление с другими документами не требуется.

Введение

В Mid Office Manager имеется возможность вести учет рабочего времени. Учет ведется при помощи так называемых логов рабочего времени. Лог рабочего времени - это некая запись, содержащая в себе данные о том, когда работник агентства начал свою работу и когда он ее закончил. Также в логе содержится информация о контексте, в рамках которого работал сотрудник. Под контекстом понимается данные о роли работника, агентстве, точке продаж, кассе, кассовом аппарате и рабочем месте. В зависимости от роли работника состав этих данных может быть разным. При запуске приложения лог автоматически "открывается" и отмечает время начала работы. При этом, каждому сотруднику будет предложено указать под какой ролью он начинает работу, а также указать окружение, в котором он будет работать - под эгидой какого агентства, в какой точке продаж и пр. По завершении работы, сотрудник "закрывает" лог, отмечая тем самым время окончания своей работы. Ведение логов не является обязательным и агентство вправе не активировать эту систему. Однако, некоторые функции Mid Office Manager напрямую зависят от строгого соблюдения регламента по ведению логов. Например, одной из таких функций является учет кассовых остатков.

Подготовка

Прежде чем включить систему логов, необходимо проверить, что все профили, используемые в логах рабочего времени, созданы и содержат все необходимое данные. При старте приложения система будет требовать указать роль сотрудника и окружение, в котором он работает. Если не указать эти данные, система не позволит работать с Mid Office Manager.

Первое, что нужно сделать - это убедиться, что для каждого из работников создан профиль физического лица. В нем должны быть отмечены все роли, под которыми сотрудник может работать. Например, один из работников может иметь роль менеджер, а другой работник одновременно исполняет роли агента и кассира-операциониста. Роли указываются в разделе Основные параметры в выпадающем списке Роль:

Acl role.png

В этом же разделе, в таблице Места работы необходимо указать в каких организациях работает данный человек. В Mid Office Manager поддерживается ситуации, когда один и тот же работник числится сразу в нескольких организациях. Для ролей типа Агент, Кассир-операционист и Кассир-бухгалтер также требуется определение списка точек продаж, в которых может работать сотрудник. Точки продаж указываются в разделе Параметры доступа агента в таблице Точки продаж:

Acl rolePOS.png

Помимо этого, для указанных выше ролей, еще необходимо наличие профилей кассы, кассового аппарата и рабочего места. Касса - это подразделение организации, осуществляющее операции с наличными деньгами. В Mid Office Manager касса может быть организована на уровне агентства (центральная касса) или на уровне точки продажи. Для того, чтобы создать профиль кассы необходимо нажать кнопку Создать на навигационной панели слева, и в появившемся окне в разделе Учет остатков выбрать пункт Касса:

Acl kassa.png

В отдельной вкладке откроется редактор профиля кассы. В нем обязательно нужно указать наименование и принадлежность:

Acl kassaName.png

По аналогии нужно также создать профили кассовых аппаратов и рабочих мест. Кассовый аппарат - это контрольно кассовый аппарат (ККМ), при помощи которого ведется учет денежных поступлений и печать кассовых чеков. Под рабочим местом подразумевается оборудованное место, стол с компьютером за которым работают агенты. В одной точке продаж может быть зарегистрировано как несколько кассовых аппаратов, так и несколько рабочих мест. При заполнении этих профилей нужно указать наименование и точку продаж, в которых они расположены.

В заключение, к каждой ученой записи работника необходимо привязать соответствующий этому работнику профиль физического лица. Для этого нужно через меню настроек открыть список пользователей, затем из списка открыть редактор самого пользователя, и в поле Профиль указать необходимый профиль работника:

Acl profile.png

Включение системы логов

По умолчанию система ведения логов в Mid Office Manager не включена. Для ее активации, нужно в параметрах, в разделе Основные параметры, на панели Глобальные настройки перевести переключатель Учет рабочего времени в положение Включен:

Acl settings.png

После сохранения настроек, система будет активирована, и для всех входящих в систему сотрудников будет автоматически "открываться" лог рабочего времени.

Открытие смены

Если система логов активирована, то при входе работника в Mid Office Manager под своей учетной записью будет отображено дополнительное диалоговое окно открытия смены. Работник обязан в нем указать в какой роли он начинает работу, и описать так называемое рабочее окружение, в котором он собирается работать. Под окружением понимается агентство, от имени которого на данный момент выступает работник, точка продаж и пр. Нужно обратить внимание, что при старте лога работник может указать сразу несколько ролей:

Acl shiftOpen.png

Набор данных, который необходимо указать в качестве окружения зависит от выбранных ролей. Ниже представлена таблица, в которой отмечено, какие данные обязательны к указанию для каждой из ролей:

Роль Агентство Точка продаж Касса Кассовый аппарат Рабочее место
Менеджер
Кассир-бухгалтер
Кассир-операционист
Агент

В нижней части диалогового окна расположен отдельный блок, относящийся к наличным средствам. Когда работник с ролью Кассир-бухгалтер или Агент заступает на смену, он должен принять остаток денежных средств, оставленный предыдущей сменой. После подтверждения принятия, денежные средства будут находиться уже в зоне ответственности принявшего их работника до тех пор, пока он не закончит свою работу и не передаст их дальше по смене.

Для работника, заступающего на смену в роли Кассир-бухгалтер, предназначено поле Остаток по кассе. Для работника с ролью Агент используется поле Остаток по рабочему месту. При этом в колонке Расчетный будет отображена расчетная (ожидаемая) величина остатка. Это значение редактировать нельзя. В колонке Фактический нужно указать реальную сумму денежных средств, которую обнаружил работник, заступая на свою смену. Если никаких накладок с момента окончания прошлой смены не возникло, то расчетная величина будет совпадать с фактической величиной. Если расчетная сумма не совпадает с фактической, работник обязан зафиксировать этот факт исправив значение фактической суммы.

При попытке начать работу, для сотрудников, заступающих на смену в роли Кассир-бухгалтер, Кассир-операционист или Агент производится дополнительная проверка, на предмет того, может ли данный сотрудник заступить на смену в рамках указанного окружения. Например, если работник с ролью Агент пытается занять рабочее место, в котором уже работает другой агент, ему будет выдано соответствующее сообщение о том, что данное рабочее место уже занято. Для кассира-бухгалтера происходит аналогичная проверка, но по кассе, а для кассира операциониста - по кассовому аппарату:

Acl shiftChange.png

При возникновении такой ситуации, у сотрудника есть возможность принудительно закрыть смену другого работника. Это может понадобиться, в случае если работник с прошлой смены забыл завершить работу. При этом лог рабочего времени этого работника будет помечен как принудительно закрытый и ответственные лица в дальнейшем смогут обратить внимание на такие инциденты и выяснить их причину.

В случае, если предварительная настройка не была произведена должным образом, может возникнуть ситуация, когда ни один работник не сможет произвести вход в Mid Office Manager и работа будет заблокирована. Для предотвращения таких ситуаций рекомендуется иметь хотя бы одну учетную запись пользователя без привязки к профилю физического лица. При входе таких пользователей в программу, система ведения логов будет проигнорирована и он сможет при необходимости произвести дополнительную настройку. Как правило, такие учетные записи имеют функции администраторов.

Закрытие смены

Если система логов активирована, и работник успешно стартовал работу, система предоставляет работнику возможность зафиксировать завершение работы. Сделать это можно двумя способами: воспользоваться процедурой явного завершения работы, либо закрыть окно программы Mid Office Manager. Для первого случая предназначен инструмент Закрыть смену:

Acl shiftClose.png

Если воспользоваться вторым вариантом, и просто закрыть окно Mid Office Manager, то прежде чем программа закроется, будет отображено диалоговое окно, в котором сотрудник должен указать планирует ли он завершить свою работу и "закрыть" лог, или завершение работы не требуется:

Acl shiftAutoClose.png

Закрытие Mid Office Manager без прекращения работы сотрудника может понадобиться, например, в ситуациях, когда работник вынужден перезапустить Mid Office Manager для обновления. Если при закрытии Mid Office Manager работа не была завершена, то при следующем запуске программы этим же работником ему будет выдано предупреждение о том, что работа не была прекращена. При этом, работник должен сделать выбор, продолжить текущую смену или же начать новую:

Acl shiftAutoOpen.png

Индикация

Информация о текущей смене доступна в заголовке главного окна Mid Office Manager. Обычно, в качестве заголовка окна отображается стандартная строка, содержащая наименование рабочей области, имя учетной записи сотрудника и наименование профиля, который привязан к этой учетной записи. Но, в случае если сотрудник открыл смену, к концу заголовка будет добавлен таймер, показывающий, сколько времени прошло с момента открытия смены:

Acl indication.png
Личные инструменты
Пространства имён

Варианты
Действия
Навигация
Печать/экспорт
Инструменты